Nedoplatky a dluhy vlastníků
Naše SVJ má asi 400 bytových jednotek, měsíčně vybereme na zálohách asi jeden milion korun. Výbor ale od samého začátku, to je od roku 2007, eviduje vysoké procento nedoplatků. Ráda bych se zeptala, jak můžeme proti neplatičům nejefektivněji postupovat, nedoplatky jsou velmi vysoké a já mám obavy, aby se SVJ nezadlužilo natolik, že se dostane do problémů a my ještě přijdeme o byt. Za rok 2007 výbor sice eviduje nedoplatek jen asi 2000,– Kč, za rok 2008 už to je ale víc než 200.000,– Kč, za rok 2009 asi víc jak 400.000,– Kč, za rok 2010 asi 1,4 milionu Kč a za letošní rok, i když teprve začal, dalších víc než 200.000,– Kč. To je dohromady víc než 2 miliony korun. Zaráží nás, že před měsícem byl evidován nedoplatek za rok 2010 asi 820.000,– Kč, ale teď je to těch cca 1,4 milionu Kč. Takže za měsíc ta dlužná částka narostla skoro o půl milionu. To se nám zdá zvláštní a někdy máme pocit, že si snad pokladním ty peníze střídavě „půjčuje“ sám. Pohyb tak vysokých částech z měsíce na měsíc se nám zdá zvláštní. Mohl by prosím někdo z vás poradit, jak nejlépe si zkontrolovat finanční toky? Nechceme dělat zbytečné potíže, ale na druhou stranu nechceme být ani manipulováni a něco zanedbat. Děkuji, Konopníková
Co váš výbor dělá, dávno měl být vymetený. Chlubíte se jaké máte dluhy, jak vám rostou a jestě vás to zaráží nebo co. U nás to taky zkoušeli, dokonce zkoušeli udělat takový jednoduše vypadající podvůdek z cizím člověkem, nečlenem společenství. Okamžitě byli vymeteni. To musí M. Konopíková soustavně někdo hlídat a mít ve finančních tocích přehled. Je lhostejné, zda bytů je 400 nebo deset. Jó, kupecké počty.
Je mi zcela nepochopitlené, jak může dojít situace do stavu který popisujete. Dluhy se musí řešit operativně ne nechat to dojít až tam, kde to máte. Od toho je statutární zástupce. Ten neí od toho aby evidoval, ale od toho aby zajistil plnění povinností členů a případně vymáhal. My to děláme okamžitě. Dlužníci nás sice nemilují, ale nám to ani trochu nevadí.
Dobrý den,
My jsme oproti vám jen malé SVJ (71 bytů), ale dlužníci se u nás také rozmohli. Když jsem loni nastupoval do výboru, měli jsme 16 dlužníků a dluh přes 250 tisíc Kč.
Pokud vám tedy mohu něco poradit, postupujte následovně:
1) Zjistěte si přesně, za co všechno a kolik kdo dluží
- Tuto informaci by vám v ideálním případě měla dát účetní – je vhodné si to ošetřit smluvně – tj. povinnost účetní posílat vám např. 1× měsíčně seznamy dlužníků.
- Pokud to vaše účetní nedělá (nebo pokud chcete mít lepší kontrolu), pak bych vám poradil vytvořit si excelovskou tabulku se seznamem všech bytů a na konci každého měsíce si projít bankovní výpis a zaznamenat si částky, které podle bankovního výpisu uhradili.
Tím budete mít přehled o tom, kdo a kolik ten který měsíc neuhradil (to se samozřejmě týká jen úhrad vlastníků; pokud máte ještě další příjmy např. z pronájmu nebo reklamy, tak ty musíte sledovat podobným způsobem).
Rovněž byste si měla do této tabulky zanést případné dluhy z minulosti, které ještě nebyly uhrazeny (např. dosud nesplacené dluhy z vyúčtování). Tyto informace vám musí sdělit účetní (pokud to účetní neví, pak jste ve velkém problému a doporučoval bych vám okamžitě účetní vyměnit, protože jinak budou dluhy nevymahatelné).
2) Jakmile nějaký byt (vlastník) neuhradí třetí nájem po sobě nebo pokud má nějaký starší dluh z minulosti, můžete dlužnou částku soudně vymáhat
- Já osobně sleduji platební morálku vlastníků každý měsíc. Jakmile nějaký vlastník neuhradí nájem (zálohy na služby a správu), okamžitě mu pošlu e-mail a upozorním ho na to.
- Pokud vlastník neuhradí 3 nájmy za sebou, pak za ním zajdeme s ostatními členy výboru a nabídneme mu splátkový kalendář na tuto dlužnou částku (velmi důležité je, aby tento splátkový kalendář měl všechny náležitosti – pokud byste chtěla vzorový poslat, napište mi)
- Pokud vlastník odmítne splátkový kalendář a celý dluh do stanoveného termínu neuhradí, pošleme mu předžalobní upomínku (tj. dopis, ve kterém mu vyčíslíme dosavadní dluh a upozorníme ho na to, že pokud ho okamžitě neuhradí, podáme na něj žalobu)
- Pokud vlastník odmítne dluh uhradit nebo poruší splátkový kalendář, okamžitě na něho podáváme žalobu (vzor žaloby mohu rovněž zaslat). Zde je nutné počítat s tím, že vás to bude něco stát. Při podání žaloby je nutné uhradit soudní poplatek (obvykle 4% z vymáhané částky, min. tuším 400 Kč). V případě, že se bude dlužník bránit, je vhodné si najmout i advokáta. Tyto náklady je možné si přičíst k vymáhané částce. To znamená, že pokud soud rozhodne ve váš prospěch, bude vám to všechno muset uhradit dlužník (tj. samotnou dlužnou částku + soudní výlohy + náklady na právní zastoupení).
PS: K žalobě je třeba doložit důkazní materiály, které prokáží oprávněnost vaší pohledávky. Pokud máte uznání dluhu, pak stačí doložit uznání dluhu. V opačném případě musíte doložit vyúčtování (v případě, že se dluh týká neuhrazených nedoplatků z vyúčtování), předpisy záloh (abyste dokázali, kolik měl vlastník měsíčně přispívat na služby a správu), bankovní výpisy (abyste dokázali, že nepřispíval nebo přispíval v nedostatečné výši), výpis z katastru (abyste dokázali, že u vás ten vlastník skutečně bydlí), dále pak je vhodné doložit také zápis ze shromáždění, na kterém jste si schválili rozpočet a způsob rozpočítávání jednotlivých nákladů. Pokud tyto podklady nemáte, pak je vhodné věc konzultovat s právníkem, který vám řekne, zda vůbec má smysl se pouštět do soudních pří.
- Jakmile soud vydá rozhodnutí (předpokládejme, že ve váš prospěch), dlužník musí do několika málo dní dluh uhradit.
- Pokud dlužník dluh i přes nařízení soudu neuhradí, musíte se obrátit na exekutora. To vás bude stát další peníze (obvykle si účtují min. 3500 Kč + další výlohy, které s tím mohou mít). Tyto náklady hradíte opět vy (tj. SVJ). Exekutor si pak při vymáhání všechny náklady přičte k vymáhané částce. Tzn. že pokud má dotyčný dlužník dost peněz nebo nemovitostí (např. byt), exekutor mu je zabaví nebo prodá v dražbě a z utržených prostředků vás vyplatí. Jinými slovy pak dostanete od exekutora celou vymáhanou dlužnou částku + soudní výlohy + náklady na advokáta + náklady na exekutora.
Celý tento postup může trvat i několik měsíců. Pokud se bude dlužník bránit, může se to protáhnout i na pár let.
Existují ještě další možnosti, které zlepší vaše postavení u soudu a urychlí soudní řízení, ale ty už není vhodné popisovat takto veřejně. U velkých dlužníků by stálo také za zvážení využít tzv. doložku přímé vykonatelnosti (zkuste si to „vygooglovat“ nebo to probrat s nějakým právníkem).
Dobrý den. Rád bych Vás poprosil o zaslání vzorů nabízených dokumentů.
- splátkový kalendář
- vzor žaloby
Předem Vám děkuji Petr, oxlox@seznam.cz
Teda s tím excelem jste mi udělal(a) radost. Tazatelka jasně uvedla, že jsou SVJ o 400 BJ. Vaše rada v tomto směru je z těch královských.
Nic blbějšího by na skladě nebylo?
Votočka
a teď si představte, že kdysik počítače nebyly a dělalo se to na papíře, co byste jim tak poradil? Co se vám na tom nelíbí? Takže z banky vytiskne platby a pěkně tužku do ruky, nebo přepsat do karty plátce .. Jak to asi dělají v obchodech, skladech? Každá dB se skládá ze záznamů, položek. Kdo umí s E pracovat …
Dobrý den, pane Votočko,
Snažil jsem se paní Konopníkové poradit. Pokud někomu záleží na tom, aby SVJ dobře fungovalo a nemá žádnou jinou možnost, pak je i Excel dobrý. Je jasné, že asi málokomu se bude chtít každý měsíc naťukat do Excelu 400 údajů. Na druhou stranu je ale lepší to každý měsíc (nebo i čtvrtletně) dělat, než se pak dočkat totálního krachu celého SVJ. Primárně by toto měla hlídat účetní (jak už jsem psal). Takže ten Excel slouží samozřejmě jen jako krajní řešení. Každopádně je to ale celkem snadný (i když trochu pracný) způsob, jak mít přehled a podklady pro včasné vymáhání pohledávek.
Pokud tedy, pane Votočko, považujete můj nápad za královskou radu, pak by bylo jistě vhodné uvést nějaký jiný, lepší.
Také zdravím. Vyslovil jsem názor a koukněte, co se s ním děje. Pro mě představa natypování cca 400 položek do excelu každý měsíc není radostná.
Nic proti ecelu ani jinému SW, který cosi umí. Vycházím z reality. Mám-li v ruce výpis z účtu, tak se tam přece jednoznačně dneska dočtu u každé jednotlivé platby , kolik dorazilo, číslo účtu ze kterého platba pochází a majitele účtu. Takže používám pro mě jednoduchou matematickou metodu.
Vím, kolik má na účet dorazit celkem peněz, vím kolik je to plateb (400)a znám výši jednotlivých plateb. Pak bez jakéhokoliv počítání to mám zkouknuté bratru za 15 minut (ideální stav, všichni platí řádně a včas). Mám-li neplatiče a znám-li ho, vedu tabulku jen o tomto. Najít nového neplatiče bude jistý čas trvat.
Tak a zase to někdo vymínusuje nebo prohlásí cosi o debilovi. Já to prostě tak vidím a netvrdím, že se mi to povedlo popsat pochopitelně a uchopitelně.
Kdybychom byli všichni dokonalí, to by byla nuda. A o čem bychom si tady psali, že.
Dobrý den
Votočka
Dobrý den,
Myslím si, že to, co jste teď napsal, je určitě také dobrá (možná i lepší) možnost. Pokud se někomu nechce sledovat všechno, stačí si hlídat aspoň ty problematické vlastníky (neplatiče). Rozhodně je to lepší, než nedělat nic.
U nás se to například komplikuje i tím, že si vlastníci platí, jak se jim zlíbí, takže se velmi často stává, že některý vlastník jeden měsíc pošle na náš účet nějakou sumu a druhý měsíc tam pošle sumu úplně jinou (žádný systém). Díky systematické evidenci v Excelu mám o všem celkem dobrý přehled a nemusím se bát, že mi něco uniklo. Vím, jaký má kdo přeplatek nebo kolik mu ještě zbývá doplatit. Navíc pak mohu případným dlužníkům ihned ukázat, který měsíc nic neuhradili nebo uhradili méně.
Ale jak už jsem řekl, v ideálním případě by to měla/mohla dělat účetní, která je za to obvykle dobře placená a rozhodně s tím nemá tolik práce navíc jako já/my.
Vše se dá zautomatizovat. I to vkládání do excelu. Když máte e-banking, měla by existovat možnost alespoň exportu do excelovské tabulky. Pokud přidělíte vlastníkům VS a budou je používat, tak dokážete došlé platby setřídit podle VS a překopírovat do své excelovské tabulky. Může to trvat tak minutu a nezáleží na počtu jednotek. U nás platí všichni kromě dvou SIPEM a kontrola plateb záležitost dvou kliknutí. To, že někdo platí jiné, než předepsané částky nevadí. Přesto byste proti tomu měli něco udělat. Jinak platí, to, co jste napsala. Přehled plateb se dá kdykoliv ukázat nebo vytisknout. Kromě toho jej na konci roku každému dáváme. Děláme ale všechno v Accesu.
Jirka
Dobrý den,
Samozřejmě záleží na tom, co je s účetní sjednáno ve smlouvě o vedení účetnictví. My například ve smlouvě o vedení účetnictví máme uvedenu jako jednu z povinností účetní posílat nám každý měsíc evidenci dlužníků.
Pokud to není smluvně zakotvené, pak s tímto požadavkem u účetní asi narazíte. Každopádně si myslím, že by to skutečně měla dělat primárně účetní, a to proto, protože ona/on musí stejně každý měsíc přepisovat ručně do svého účetního programu všechny příchozí i odchozí platby z bankovního výpisu (+ faktury, pokladnu atd.). Pro účetní je tedy velmi snadné vygenerovat si poté, co zadá do programu platby z bankovního výpisu, výpis všech pohledávek/závazků k aktuálnímu datu.
A pokud to nedělá účetní, pak asi nezbývá nic jiného, než nějaký ten Excel.
Ardjuno,
mít přehled o pohledávkách SVJ (dluhu vlastníků) je jedna z funkcí účetnictví.
Dodělávat nějaké přehledy v exelu mi připadá neefektivní. Více lidí dělá stejnou práci. Dejte si do smlouvy, že Vám účetní bude předkládat v potřebných intervalech přehled pohledávek a máte vystaráno.
Bohužel existuje nějaká obecná obava z účetnictví. Dokonce se tu vyskytují zvrácené názory, že účetnictví slouží jen pro daně (nedávno to tvrdil např. jakýsi nick Účtařka). Je to pouze nepochopení možností účetnictví při správě SVJ a ochraně majetku jeho členů.
Hezký den!
Pavel
Takže kdybyste byl spoluvlastník firmy, kterou by někdo začal tunelovat, poznal byste to z čeho? Z hvězd? Já na rozdíl od Vás bych to zjistila právě z účetnictví.
Přestože se občas někdo ozve proti argumentu, že jednou z důležitých funkcí účetnictví je ochrana majetku, občas se snažím na to upozornit.
Účetnictví SVJ nezajímá s výjimkou bank poskytujících úvěr nikoho, protože SVJ většinou nepřispěje na daních ani jednu Kč.
Mělo by však zajímat vlastníky jednotek, protože s jejich majetkem hospodaří někdo jiný.
Ale jak vidím, někteří vlastníci k němu mají averzi, aniž by si zjistili, jak jednoduché je z něj vyčíst pár důležitých informací o pohledávkách a závazcích.
Ovšem – komu není rady, tomu není pomoci.
N. Klainová
Paní Klainová, proč sem pletete firmu. Společenství není firma. Znovu opakuji a trvám na svém, že účetnictví žádný majetek nikoho neochránilo a neochrání. Podvojné účetnictví je pro společenství buzerace, nic jiného. Na sledování dluhů, dlužníků a pohledávek nemusím mít ve společenství podvojné účetnictví. Vaše tvzení, že s majetkem členů hospodaří někdo jiný nemá reálný podklad – viz ZOVB, stanovy, Prohlášení vlastníka. Pokud je to členům jedno a nechají se svým majetkem i přesto hospodařit někoho jiného mohou mít deset podvojných účetnictví, ale žádné jim jejich majetek neochrání.
Dobrý den paní Klainová,
ono to není tak jednoduché s tím komu není rady, tomu není pomoci, jak píšete ve svém příspěvku. My například máme zájem situaci řešit, ale mnoho možností nevidíme. Kontaktovali jsme výbor a ten nám sdělil, že se snaží dluhy vymáhat, už prý podali i několik žalob, což prý už taky stálo dost peněz. Bohužel ale neodpověděli, proč začali s podáváním žalob až před rokem, když SVJ eviduje dluhy už za rok 2007. Nicméně: co my bychom tak ještě mohli dělat? I když jsme velké SVJ a měsíčně vybereme na zálohách cca jeden milion korun, i tak jsou pohledávky za vlastníky ve výši přesahující dva miliony korun dle mého vkusu dost vysoké. Jak jsem psala, nám připadá zvláštní, že jednou je tam za určitý rok dluh těch cca 800.000,– Kč, ale za další měsíc už je ten dluh vyšší skoro o půl milionu. To jsou až příliš vysoké částky na tak krátkou dobu a vzhledem k tomu, že výbor se k vymáhání většinou stavěl laxně, nelze samozřejmě vyloučit ani tu možnost, že jsou peníze střídavě odkláněny na cizí účty, kde se zhodnotí, a později (nebo řekněme hodně pozdě a s hodně velkým časovým odstupem) postupně vraceny zpět na účet SVJ. Vím, je to hodně odvážná představa a pravděpodobně to je i nesmysl, co teď naznačuji, dovedu si ale docela dobře představit, že se to tak může dít. Právě proto, že jsme velké SVJ a sledování plateb je pro jednotlivé členy SVJ příliš složité, ne-li nemožné (bez pomoci účetní).
Tedy: co můžeme jako členové SVJ dělat, abychom získali přesný přehled o finančních tocích a výbor nás neodbyl nebo neopil rohlíkem, pokud tam jsou skutečně nějaké machinace, v kterých má prsty výbor? Já těch možností opravdu mnoho nevidím.
M. Konopníková
Dobrý den, paní Konopníková,
Pokud bych byl já ve vaší situaci, a pokud by mi výbor odmítl zpřístupnit podklady z účetnictví a dokonce i bankovní výpisy (z těch byste také mohla zjistit jaké objemy a na jaký účet jsou poukazovány – i když bez knihy přijatých faktur asi nezjistíte, zda se nejedná např. o úhrady faktur za teplo, vodu apod.), pak bych to asi řešil přes Policii ČR, kde bych zkusil podat trestní oznámení ohledně podezření ze zpronevěry. Policie by to měla minimálně prověřit (zjistit, zda vaše peníze neputují někam, kam nemají).
Nevím ale, jestli je to úplně vhodný způsob, protože tím si výbor určitě postavíte proti sobě. Já jsem také zhruba před rokem zjistil, že máme v našem SVJ velké dluhy (o kterých nás výbor několik let vůbec neinformoval). Když jsem pak chtěl po výboru podklady a začal jsem se prokousávat účetnictvím (za vydatné pomoci paní Klainové, kterou nikdy nepřestanu obdivovat), s hrůzou jsem zjišťoval, co všechno je u nás špatně. Reakce výboru byla taková, že mi podklady přestali poskytovat.
Když jsem pak o problémech informoval vlastníky (výbor totiž odmítal přiznat jakékoli pochybení), skončilo to tím, že se v našem domě vytvořili 2 tábory rozhádaných vlastníků, kteří se obviňovali, házeli na sebe špínu, očerňovali se a dokonce došlo i na trestní oznámení. Nebylo to nic, co bych někomu přál (a něco z toho přetrvává dosud – i po roce). Občas mi z toho bylo opravdu špatně a přemýšlel jsem o tom, zda se raději neodstěhuji.
Chci tím říct, že nejste v lehké situaci. Pokud vám výbor odmítá zpřístupnit tyto důležité informace, pak se připravte na krušné chvíle.
Paní Konopníková, v minulém příspěvku jsem pouze shrnula, jak sledovat dluhy u neplatičů záloh.
Přehled o finančních tocích je samozřejmě širší pojem a měl by zahrnovat i ty možné přesuny mezi účty, o kterých jste psala.
Nebudu Vám vysvětlovat podrobnosti, i když o peněžních tocích (cash flow) bych taky měla něco tušit viz publikace Nový Cash Flow). Takže jednoduše:
Podívejte se do schválených stanov. Pokud tam máte, že máte právo nahlížet, případně si pořizovat kopie z účetní dokumentace, nechejte si předložit deník účetních případů. To je povinná účetní kniha.
V deníku musí být i tzv. „předkontace“, tj. čísla účtů MD a Dal a text, aby bylo možné zjistit, čeho se účetní případy týkají.
Přesuny větších částek peněz, které Vás zajímají nejvíce, budou hlavně na účtech 221-xxx, ale i na dalších ve druhé účtové třídě (s dvojkou na začátku). Ty si vypište a předkontace tu potom uveďte. Vysvětlím Vám, o co jde.
N. Klainová
Paní Konopníková, já Vám nic lepšího, než co jste si tu už přečetla, neporadím. V praxi se používají různé možnosti.
Sledování předpisů a úhrad na analytických účtech podle vlastníků jednotek je velmi přehledné, ale neskutečně pracné, proto to účtárny většinou odmítají. Já jsem tento způsob doporučila v souvislém příkladu v mini SVJ cca do 6 členů.
Ve vzorových stanovách č. 322/2000 Sb. byla tato povinnost zakotvena v Čl. I odst. 2 písm. n). Ovšem účetní velkých družstev a realitních kanceláří se vzbouřili a doráželi na MF tak dlouho, až tuto povinnost v novějších stanovách zrušilo.
Záleží tedy na smlouvě účetní, jestli Vám poskytne přehled neuhrazených záloh nebo ne.
Pokud využíváte SIPO, záleží zase na smlouvě s poštou, jestli a jak budete informováni o neplatičích.
Pokud nemáte šanci získat přehled ani od účetní(ho), ani od pošty, existují pro sledování předpisů a úhrad záloh speciální programy, které jsou ale docela drahé. Jeden jsem kdysi viděla, jmenoval se myslím DES a sloužil pro evidenci předpisů a úhrad nájemného.
No a tabulka v Excelu taky není k zahození. Pořád lepší, než kalkulačka. Ten, kdo to s Excelem umí, nebude samozřejmě ťukat každý měsíc 400 předpisů záloh a 400 úhrad. Místo toho zkopíruje minulý měsíc a pouze upraví data, která se liší.
N. Klainová
„jak jednoduché je z něj vyčíst pár důležitých informací o pohledávkách a závazcích.“
Nedivte se, sama to neumíte vysvětlit.
Mýlíte se, umím to vysvětlit. Důkaz je např. v knize Společenství vlastníků jednotek, Nakladatelství Bilance viz kapitola II. Vypovídací schopnost účetní závěrky pro vlastníky jednotek, str. 122 a násl.
N. Klainová
„Doufám, že se jednou najde někdo, kdo tady zdůvodní, proč SVJ musí tento nesmysl dělat.“
Obávám se, že se nedočkáte. Pokusů tu zde již bylo, spíše převládají názory, že jde o šikanu.
Osobně bych vedení podvojného účetnictví nechala nadšencům (tj. dobrovolně), kteří si myslí, že takovýto postup ochrání jejich majetek.
Jindra
Poslední komentáře