Pokud Vám to nepřikazují stanovy, tak zákon žádné složitosti nepřikazuje. A postup Vašeho výboru tak ničemu neodporuje.

Jediný praktický zádrhel vidím v tom, že předsedající je zároveň zapisovatel. To totiž nejde seriózně stíhat. Buď se věnuju plně řízení diskuze a zodpovídání otázek nebo si dělám detailní poznámky o průběhu schůze. Obojí dělat kvalitně nejde.

U nás to děláme, dobrovolně, složitější. Schůzi předsedá obvykle předseda výboru, to je dané i stanovami. A pak už se, alespoň pro ten pocit, volí. Zapisovatele (ještě nikdy to ale „někdo z lidu“ nechtěl dělat, takže to vždycky skončí na místopředsedovi), pomocníka skrutátora, aby dohlížel na sčítání, pokud je zájem (hlavní osoba je vždy z výboru kvůli znalosti softwaru a procedur; zájem byl zatím jen jednou) a pak dva ověřovatele, kteří už musí být z přítomných vlastníků a nikoliv z výboru (ty vždycky relativně snadno najdeme).

A musím říct, že máme většinou dost štěstí na ověřovatele, že zápis opravdu čtou a mají poznámky a připomínky, které se pak zapracují.

Zápis tedy nakonec podepisuje 5–6 lidi – předseda výboru, zapisovatel, skrutátor (nebo 2) a oba zapisovatelé.