Zápis ze schůze

„Jsou nějaké předpisy, jak takový zápis má vypadat a co má obsahovat? Slova do zápisu si může zapisovatel psát sám nebo by mělo být řečeno, do zápisu dáváme:…“

Ano, zejména § 254 odst. 2 občanského zákoníku, který zní: „Ze zápisu musí být patrné, kdo zasedání svolal a jak, kdy se konalo, kdo je zahájil, kdo mu předsedal, jaké případné další činovníky členská schůze zvolila, jaká usnesení přijala a kdy byl zápis vyhotoven.“ Usnesení (přijatá i nepřijatá) musí být uvedena přesně v tom znění, o němž bylo hlasováno. Dále ze zápisu musí být seznatelné, zda byla dodržena všechna relevantní zákonná ustanovení, zejména ust. § 252–253 a § 1206–1208 občanského zákoníku, a ustanovení stanov. Případné ostatní části zápisu nejsou upraveny, nejsou relevantní, nemají žádné právní důsledky a v zápisu by ani nemuselo (a asi ani nemělo) být nic dalšího, co nepožaduje zákon ani stanovy. Obvyklá úprava ve stanovách bývá např. „Člen má právo, aby jeho připomínka byla uvedena v zápisu, požádá-li o to.“

„Měl by zápis ze schůze být přečten po jeho skončení?“

Zákonem to není požadováno, může to být požadováno ve stanovách. Postup může být i jiný, např. může být zápis před vyhotovením jeho konečné verze předložen všem členům (nebo jenom ověřovací komisi) k připomínkování.

„Když je jeden bod o financování nějaké opravy v úvodní části napsán jak byl projednán a na konci v Usnesení je doplněna zmínka o možnosti navýšení této částky o 30 % (prý všemi schválená) bez nutnosti dalšího schvalování, je toto vůbec možné? Nebo do Usnesení nesmí přijít nic co nebylo během schůze projednáno?“

Usnesení (přijatá i nepřijatá) musí být uvedena přesně v tom znění, o kterém bylo hlasováno. Problém nefunkční justice je v tom, že pokud tomu tak není, nápravy není možné dosáhnout, protože soudy bohužel rozhodují, že usnesení platí tak, jak je zapsáno, nikoliv takové, o němž bylo hlasováno, a tak přímo nabádají k falšování zápisu, tj. k trestné činnosti (vizte „důležitá záležitost“, „přehlasovaný vlastník“, „JUDr. Pavlína Brzobohatá“ ad., už se zde mnohokrát řešilo).

„Je možnost si jako ověřovatel schůzi zvukově nahrát? Musí s tím všichni souhlasit?“

Zvukový i zvukově obrazový záznam ze zasedání může pořídit kdokoliv, nejenom zapisovatel či ověřovatel, souhlas nepotřebuje, a ani nahrávání nemusí oznámit. Za účelem pořízení záznamu a v zájmu zajištění kvality záznamu je možné přizvat profesionála. Problém je ovšem v tom, že vše nemusí být čteno, může být hlasováno i na základě podkladů předložených (předem) písemně nebo promítaných. Proto požadujte písemně předem přesná znění navrhovaných usnesení, o nichž bude hlasováno, a potom kontrolujte, zda se o nich hlasuje v předloženém znění a nebo ve znění odchylném. Zejmén u delších usnesení (jejichž obsahem je zpráva o hospodaření, plán a rozpočet správy a jiné delší písemnosti) se výslovně ptejte, zda se hlasuje o usnesení přesně ve znění, v jakém bylo předem předloženo, a toto ujištění uveďte do zápisu. Pokud toto ujištění nedostanete, ptejte se, v čem přesně se usnesení liší od předem předloženého návrhu usnesení a všechny tyto změny (nebo lépe celé změněné usnesení, o němž se hlasovalo) uveďte do zápisu.

Máte dobré dotazy, děkuji za ně.

Existuje judikát Nejvyššího soudu k případu družstva, které konalo členskou schůzi. Na ní byla přijata jednotlivá usnesení, a na závěr se ještě schvalovalo jakési „shrnující“ usnesení, které obsahovalo výčet toho co už bylo schváleno předtím. Proti tomuto usnesení podal jeden z členů družstva žalobu.

Městský soud v Praze usnesením ze dne 22. 9. 2015, č. j. 71 Cm 205/2014–75 o povaze tohoto „shrnujícího“ usnesení judikoval tak, že nemělo povahu konstitutivní (nevytvářelo vůli nejvyššího orgánu družstva):

Jde-li o „přijetí bodu 10. označeného v programu členské schůze jako schválení usnesení členské schůze“, soud měl za to, že tento bod „měl být jakýmsi všeobjímajícím, schvalujícím jednotlivé body usnesení členské schůze, ke kterým bylo hlasováno odděleně“, a že „jeho právní povaha je velmi problematická“. Podle soudu bylo „třeba přihlédnout k výsledkům hlasování, pokud jde o jednotlivé body programu jako takového, ale stěží lze hodnotit nějakým způsobem tento bod, označený jako schválení usnesení členské schůze. Soud považoval tento bod programu členské chůze již za nadbytečný a hlasování o něm podle něj nemohlo „vypovídat nic o povaze předešlých hlasování k jednotlivým konkrétním bodům programu“.

Věc pak projednal Vrchní soud v Praze a nakonec i Nejvyšší soud (datum rozhodnutí 11. 12. 2019, sp. zn. 27 Cdo 445/2018). NS došel k poněkud odlišnému závěru, protože soudci si všimli, že ono závěrečné „shrnující usnesení“ obsahuje navíc i části, o kterých členská schůze předtím nehlasovala. Mohly tedy být odsouhlaseny právě jen tímto závěrečným usnesením.

Možná šlo o snahu vedení družstva „protlačit“ záležitosti, které by členové jinak neschválili. Jejich pozornost už byla na závěr schůze rozptýlena, netrpělivě čekali na konec, a už se skoro zvedali ze židlí. Snad proto předsednictvo lišácky zařadilo nečekaně pár věcí až do závěrečného usnesení – a doufali, že to členové přehlédnou a bez námitek odsouhlasí.

Na základě svého zjištění Nejvyšší soud judikoval takto:

Závěrečné usnesení členské schůze družstva, jehož obsahem je pouhé shrnutí již předtím (na stejném zasedání) přijatých usnesení členské schůze, bez vůle způsobit následky jiné než těmito již přijatými usneseními vyvolané, tak není rozhodnutím orgánu družstva majícím povahu právního jednání, nýbrž jen deklarací o tom, že k přijetí v něm vypočtených usnesení došlo. Jelikož touto deklarací nemůže být jakkoliv zasaženo do právního postavení družstva, jeho členů či dalších osob (…), nepodléhá její posouzení soudnímu přezkumu (…). Návrh na vyslovení neplatnosti takového „shrnujícího závěrečného“ usnesení členské schůze je proto nutné jako nedůvodný zamítnout.

Bylo-li by však v závěrečném „usnesení“ členské schůze (vedle již přijatých usnesení) zahrnuto též usnesení členské schůze o záležitosti, jež ve skutečnosti dosud nebyla členskou schůzí rozhodnuta, je nutné je v tomto rozsahu považovat za rozhodnutí orgánu družstva mající povahu právního jednání, jehož platnost podléhá soudnímu přezkumu.

Obdobně by se taková věc zřejmě řešila v podmínkách SVJ. Jestliže v SVJ tazatele si napřed schválili financování opravy v určité částce, a v dalším usnesení zvýšili tuto částku o 30%, pak jde o změnu dříve přijatého usnesení. Novým usnesením o téže věci vyjádřilo shromáždění vůli „způsobit následky jiné než již přijatými usneseními vyvolané“. Platí tedy (ohledně finančního limitu opravy) to usnesení, které bylo schváleno později.

Justitianus

• Anonym napsal: „Když je jeden bod o financování nějaké opravy v úvodní části napsán jak byl projednán a na konci v Usnesení je doplněna zmínka o možnosti navýšení této částky o 30% (prý všemi schválená) bez nutnosti dalšího schvalování, je toto vůbec možné?“

Anonym: je zřejmé, že si pletete pojmy.

Používáte pojmy „bod“ a „Usnesení“. Pojem „bod“ nejspíše znamená samostatnou (číslovanou) část programu jednání. Body jsou uvedeny v pozvánce, nebo může bod být zařazen na program jednání dodatečně. Jestliže k „bodu“ nebylo řádně přijato usnesení, pak shromáždění o tomto „bodu“ vůbec nerozhodlo. Shromáždění rozhoduje jedině usnesením. Nikoliv pouhým kecáním a dohadováním o jakémsi „bodu“.

• Anonym napsal: „Nebo do Usnesení nesmí přijít nic co nebylo během schůze projednáno?““

Neznám žádný celostátně platný předpis, který by zakazoval hlasovat o věci bez předchozího projednání. Usnesení může být přijato i v případě, že věc nebyla projednána. Ostatně právě takto se hlasuje per rollam. Povinnost „předem projednat“ by mohly upravovat stanovy vašeho SVJ, nebo dřívější rozhodnutí shromáždění.

Zjevně se nesprávně domníváte, že výsledkem shromáždění je jedno jediné „Usnesení“. Váš ojedinělý a kuriózní názor z ničeho neplyne. Shromáždění samozřejmě může v průběhu jednání přijmout více samostatných usnesení, a zpravidla se každé usnesení týká odlišné záležitosti.

Justitianus

1. Ne.

Co lze doporučit : Identifikace SVJ, datum, čas, místo, množství účastníků (přítomných hlasů), usnášeníschopnost. A dále výčet bodů spolu se stručným popisem, které byly projednány. Uvedení důležitých informací , které zazněly. U usnesení jejich přesné znění a podíly, které byly pro (případně proti, zdržení se) a výsledek hlasování. V případě, že se měnilo osazenstvo, zachytit relevantně změnu v podílech pro dané hlasování. Na konci podpis, a uvedení kdo zápis zhotovil, případně zkontroloval. Podpis členů stat. orgánu. Zápis by měl být psán v chronologickém pořadí.

2. Nerozumím dotazu.

3. To nevidím reálně, zápis se na základě poznámek obvykle zhotovuje až po schůzi a posílá se s časovým odstupem.

4. Nerozumím zcela dotazu, ale zápis měl by (v rámci určitého zestručnění) věrně reflektovat skutečný průběh schůze.

5. Tato věc není jasně dána.