Převod finančních prostředků do pokladny

Paní Janico, napsala jsem, že tu už nebudu odpovídat, ale musím. S panem Kruppem se v duchu ptám – v čem je problém?

Píšete: „Cokoliv se může jeho osobě stát a co pak s penězi, které nestačil dát do pokladny?“

Ptám se:

A co když se předsedovi kteréhokoliv SVJ něco stane, když si vybere peníze z účtu SVJ a zůstanou mu v peněžence? Třeba nedával pozor na cestu, protože myslel na to, jak co nejrychleji vyhotovit příjmový pokladní doklad, než ho přejede auto. A ono ho trochu přejelo. Teď je v nemocnici. Nestačil vyhotovit pokladní doklad a vložit peníze do trezoru, ani je nestačil podle plánu potom z trezoru vyndat, jít nakoupit kancelářské potřeby za 50 Kč, vyhotovit výdajový pokladní doklad, abyste měli na účtu 211 ten správný zůstatek?

Stane se úplně to samé, co se tu řeší pořád dokola.

Takže znovu a podle účetních předpisů: Dokud předseda nebo jiný člen SVJ zodpovědný za nakládání s hotovostí v kterémkoliv SVJ nedoloží vybranou částku např. 3 tis. Kč, bude tato částka součástí zůstatku na účtu 261 Peníze na cestě nebo na účtu 37× Pohledávky za předsedou (Zálohy k vyúčtování) – na názvu nezáleží. Ale bude to účet pohledávek.

Záleží na tom, jestli bude ve vnitřním předpisu pro vedení účetnictví uvedeno, že předseda dostává zálohu k vyúčtování, nebo jestli si vede pokladní agendu sám – obě varianty, které mohou mít ještě řadu alternativ, samozřejmě se všemi podrobnostmi, termíny atd.

Do doby, než ten vnitřní předpis vznikne, musí mezi pohledávkou a PNC rozhodnout někdo, kdo bude vědět, co dělá a proč. Třetí cestu neznám.

N. Klainová

Paní Klainová, tady nejde vůbec o účetní problém. Jak jste napsala, účetní to zaúčtuje. Tady jde o to, že předseda posílá z účtu SVJ peníze na svůj osobní účet. Tato záležitost je pro ostatní vlastníky otázkou, proč to dělá takovým způsobem, když stejně musí vybírat peníze ze svého účtu. Zda tento postup je správný nebo ne. I když nejsou pravidla, tak já bych si jeho postup nedovolila. Nechtěla bych být v podezření, že nějaké peníze z účtu SVJ si posílám na svůj účet. Kolik vlastníků předsedovi uvěří, že chce šetřit poplatky bance, k čemu potřeboval peníze v hotovosti?

A jaký by to byl rozdíl, kdyby si je vybral v hotovosti? V obou dvou případech víte, že ty peníze předseda má. V obou dvou případech se musí v účetnictví objevit příslušné účetní záznamy. V obou dvou případech musí pan předseda doložit, jak s penězmi naložil.

Důvody, proč to takto předseda udělal (dělá), mohou být různé. Například chce zaplatit kartou, kterou však účet SVJ nemá. Nebo je pobočka banky pro vyzvednutí hotovosti daleko.

Abych to shrnul – uvedený postup je zákonný, účetně podložený, zdokumentovaný. Pokud to však SVJ takto nevyhovuje, nechť si udělá směrnici, dá to do stanov apod. Nicméně na tom postupu není nic špatného. Ale pokud si ho tak SVJ nepřeje, nemusí ho SVJ používat.

Pane Pavle

celou situaci pečlivě zvažuji a budu ji řešit na shromáždění. Pravdou je, že nemáme jasně stanovená pravidla pro tento stav a i mě zaráží, že je možný převod peněz z BÚ SVJ na účet předsedy jako pohledávka za předsedou. Proto mě zajímá i zaúčtování této transakce v účetnictví.V na­šem domě žije převážná většina občanů důchodového věku a těmto záležitostem nerozumí.Proto hlídám pohyby na účtu,aby nedošlo k čerpání finančních prostředků na neznámý účel.Neznalosti ostatních vlastníků se lehce zneužije. Všem děkuji za cenné příspěvky.

Loreto, než začnete předsedu podezírat z nekalých úmyslů, tak vám řeknu, jak toto máme zařízeno v našem SVJ.

1. Jestliže má vaše SVJ (běžný) účet u banky, potom také existuje osoba, která má k tomu účtu dispoziční právo. Určitě je to též váš předseda, protože kdyby to dispoziční právo neměl, tak by mu banka nedovolila žádné peníze nikam převádět.
2. Je běžnou praxí, že předseda má u sebe určitý (shromážděním odsouhlasený) finanční obnos, ze kterého platí drobné výdaje pro společenství, např. nákup rohožky ke vchodovým dveřím do domu, koupi žárovky na chodbu atd. Samozřejmě, že jak velkou částku může předseda vyzvednout, na co ji může použít, a jak to budete kontrolovat, to musíte mít projednáno a odsouhlaseno shromážděním.
3. Ve vašem účetnictví jistě máte účet 221 – Účet v bance. Doporučuji zavést si ve vašem účetnictví ještě jeden účet, který má označení 211 – Pokladna. Tam se budou účtovat (a hlídat) ty drobné peníze, se kterými bude předseda hospodařit (ve vašem případě je to těch 3000.- Kč).
4. To, že jste pozorná a že jste si hned všimla (pravděpodobně z výpisu z účtu), že si předseda nechal převést z běžného účtu společenství na svůj osobní účet 3000.- Kč, za to je potřeba Vás pochválit.
5. Kam si ale předseda schová těch 3000.- Kč, aby je měl v případě potřeby hned k dispozici, to Vám už může být jedno. Může je nosit po kapsách, může je mít v malé pokladničce v šatníku, nebo si je může nechat na svém osobním účtu.
6. Důležité však je, aby ty 3000.- Kč byly bez meškání ve vašem účetnictví převedeny z účtu 221 na účet 211.
7. Jak se to dá udělat, na to jste se zde ptala. Dostala jste dvě kvalitní odpovědi: od paní Klainové a ode mne. Tak se podle svého uvážení některou z nich řiďte.

S pozdravem důvěřuj a prověřuj, Ivanq.

Právě proto jsem zavedla tuto diskusi pane ivang, abych předešla podezírání předsedy z nekalých úmyslů a také abych měla přehled, jak zaúčtovat peníze, které si pošle předseda na svůj účet a jak tuto situaci ošetřit, aby nedošlo k případnému zneužití. Vložení peněz do pokladny příjmovým dokladem, peníze na cestě jsou mi samozřejmě jasné, to ostatní mi p. Klainová přehledně vysvětlila a vám taky. Nebudu jistě běhat za předsedou, aby mi vykázal hotovost, ale budu chtít doložit patřičné doklady a zaúčtování.

Paní Loreto, nedalo mi, abych se k tomu ještě nevyjádřil. Tentokrát to ale nepíšu tak podrobně pro Vás, protože vím, že tomu rozumíte, ale píšu to pro ty předsedy, kteří účetnictví nerozumí a myslí si, že se účetnictví nemusí brát vážně.

Výchozí situace:

• předseda má dispoziční právo k BÚ SVJ,

• předseda má soukromý BÚ

Správný postup:

1. Předseda přijde do banky a dá příkaz převést 3000.- Kč z BÚ SVJ na svůj soukromý BÚ. Účetní o tom neví.
2. Předseda přijde domů, provede zápis do pokladní knihy a vyhotoví příjmový doklad. Účetní stále nic neví.
3. Předseda předá (nebo zašle) příjmový doklad do rukou účetní.
4. Účetní již ví oč jde, doklad zkontroluje a provede zápis do účetního deníku (211 261 3.000.-)
5. Do konce měsíce se nic neděje. Ví se ale, že SVJ má vůči předsedovi pohledávku 3.000.- Kč.
6. Účetní obdrží výpis BÚ SVJ
7. Účetní zjistí, že z BÚ SVJ bylo vybráno 3.000.- Kč. Ví oč jde a provede zápis do účetního deníku (261 221 3.000.-).
8. Peníze přeskočily pomoci účtu 261 z účtu 221 na účet 211 a vše je v pořádku.
9. Jestli si předseda dál nechá ty 3.000.- na svém soukromém BÚ, nebo je bude nosit po kapsách, nebo si je schová pod štrozok, to už bude záležet jenom na něm. Důležité ale je, aby kdykoli při inventuře dokázal, že ty peníze má, nebo za co je utratil.

   x x x

Ve skutečnosti to ale (asi) probíhalo takto:

1. Předseda přišel do banky a nechal si převést z BÚ SVJ na svůj soukromý BÚ 3.000.-Kč. Potom na to zapomněl.
2. Do konce měsíce se nic nedělo.
3. Účetní obdržela výpis BÚ SVJ a zjistila, že někdo vybral 3.000.- Kč.
4. Detektivním sledováním zjistila, že to vybral předseda. Naštěstí to zjistila hned, takže nehlásila krádež policii.
5. Zavolala předsedovi, upozornila ho, že jako předseda jí dělá bordel v účetnictví. Předseda musel dodatečně provést zápis do pokladní knihy, vyhotovit příjmový doklad atd. atd. a polepšit se.

Z jiného soudku: Kdybyste na BÚ vašeho SVJ měli 5.000.000.- Kč a předseda si nechal převést na svůj soukromý BÚ 4.990.000.- Kč a zapomněl na to a odstěhoval se na Bahamy… Nepodezírám vašeho předsedu, ale mám na mysli zásadu opatrnosti. Jak to máte ošetřeno?

S pozdravem Ivanq.

Paní Loreto, myslím, že to byla užitečná diskuse. Kdo zná základy, dokáže řešit složité příklady. Jistě se poučilo víc lidí, než my na tomto vlákně. Ivanq.

Je mi líto, ale postup podle bodu 6 by byl u Lorety proti právním předpisům. Na účtu 211 se nesmí účtovat bez příjmového pokladního dokladu. Pokud chybí, musí být účet 211 Pokladna dočasně nahrazen účtem 261 Peníze na cestě.

Tady chybí příjmový pokladní doklad.

Praxe je přesně opačná.
Předseda přijde v pondělí z banky, v kapse má vybrané 3 tis. Kč, vyhotoví příjmový pokladní doklad, účtárna zaúčtuje příjem do pokladny. To všechno v pondělí. Druhým, souvztažným účtem je účet 261 PNC, protože na běžném účtu nesmí zatím účtovat, musí čekat na výpis.

Až přijde výpis z BÚ, třeba za den, dva nebo někde i na konci měsíce, zaúčtuje se výdaj z BÚ. Hoďte si to na šibenice a bude Vám to jasné.

Jinak bod 5 je naprosto jasný, bohužel ne všem. Existují-li průkazné pokladní doklady, může si s těmi vybranými penězi dělat předseda opravdu, co chce. Ještě jsem neviděla nikoho, kdo by běhal na nákupy s trezorkem nazvaným Pokladna SVJ nebo podobně.

…no to snad néééé. Jako laik se domnívám, že peníze buď v pokladně jsou, nebo tam nejsou a musí být výdajový doklad z pokladny. Bývaly doby kdy pokladní služba měla svá pravidla a něčí kapsa rozhodně nebyla pokladna. Účtovat výdaje z běž.účtu jako pohledávku za konkr.osobou pro zajištění úhrad v hotovosti je rozhodně jednodušší, než vést agendu pokladny… Zvyk je ale železná košile a zrušit účet pokladny se také teprve chystám…

Paní Loreto, a právě v tom je největší problém, že nemáte přesně stanovena pravidla, o kterých jsem psala v příspěvku 3 b).

Pan Poznámka by si měl prostudovat účetní předpisy a až potom označovat některé mnou popisované varianty účtování za nesprávné.

Např. zálohy k vyúčtování se účtují už celá desetiletí a vykazují se v rozvaze v aktivní položce B.II.6. Pohledávky za zaměstnanci. Pokud jsem uvedla účtovou skupinu 37, neznamená to, že je to špatně. V předchozí právní úpravě bylo, že se závazky a pohledávky k členům SVJ účtují právě v účtové skupině 37. V tomto případě se zůstatek zálohy vykáže v položce B.II.17. rozvahy (§ 15 odst. 4 Vyhlášky).

To, že předpisy pro nevýdělečné organizace neuvádějí, že se tak může účtovat i v SVJ, neznamená, že je vyhláška č. 504/2002 Sb., pro SVJ nepoužitelná. Je použitelná, ale musí se znát a musí se s ní umět zacházet.

Mám několik vyjádření z odboru 28 MF, že je vyhláška určena různorodým účetním jednotkám. a tudíž nemůže popisovat speciality SVJ. Chce to prý jen zdravý rozum. Nejdříve vytvořit vlastní postupy, které nebudou v rozporu s vyhláškou a potom podle nich účtovat. A pokud není opravdu možné některé ustanovení vyhlášky dodržet, máme tu zákon o účetnitví § 7.

N. Klainová

Vážená paní Ing. N. Klainová, ve svém příspěvku k účetnímu řešení problému jsem se vůbec nevyjádřil. Nesprávný postup značil postup procesní tj. způsob jak je doplňována pokladna přes osobní účet předsedy. Domnívám se, že tento postup lze tolerovat jako akt jednorázový, ale ne jako praxi ustálenou.

Vážený pane Poznámko, omlouvám se, ale je nad mé síly po x-té opakovat, jak účtovat, když chybí pokladní doklady.

Procesní způsob doplňování pokladny si musí popsat sami. Jestli budou ty peníze procházet soukromým účtem předsedy nebo jeho soukromou peněženkou, než se do té pokladny dostanou, nebo jestli budou poskytovat zálohy k vyúčtování, je jen jejich věc.

Poznámko,

můžete uvést jaký „procesní“ předpis se poruší, pokud se bude pokladna doplňovat přes BÚ předsedy?

Děkuji

Hezký den!

Pavel

jaký „procesní“ předpis se poruší – to přesně nevím, ale nedostatek oproti obvyklému postupu je v tom, že po dobu převodu a uložení peněz na účtu předsedy je předsedou přivlastněn finanční majetek SVJ. Podle stejné argumentace „žádný předpis jsem neporušil“ může předseda klidně převést na vlastní účet i půl mil. s odůvodněním, že z toho pak uhradím následující opravu střechy. Souhlasím i názorem, že legalizace nestandardních postupů je věc dohody kolektivu SVJ. Bez takové dohody ovšem nikdy nevíte, zda uvedený postup předsedy je počátkem kriminálního činu či nikoliv.

Poznámko,

pracuji ve velké nadnárodní firmě. Tato firma žádnou pokladnu nemá. Zaměstnancům posílá zálohy na nákupy v hotovosti a zálohy na služební cesty na jejich soukromé účty. Jsou to miliony korun. Zaměstnanec jednou za měsíc provede vyúčtování a buď vrátí peníze (bezhotovostně na účet firmy), nebo mu firma pošle peníze na účet. Jde o naprosto normální a standardní věc. To jenom vy hledáte problémy tak, kde žádné nejsou.

Záloha, která se zaměstnanci poskytne je pohledávka za zaměstnancem. Stejně tak záloha poskytnutá předsedovi je pohledávka za předsedou.

Smekám před paní Klainovou, že se po xté snaží vysvětlit tak naprosto triviální věc. Ale kdo pochopit nechce, ten stejně nepochopí.

Magda

A nebo vybere (třeba postupně) půl milionu v hotovosti a bude je mít doma v „pokladně“… Opravdu v tom není rozdíl.

No comment (pokud to česky nestačilo). Česky bych už mohla porušit pravidla slušného chování.

Jak vidíte, předseda si může dělat co chce, pokud nejsou stanovena pravidla i v účetnictví a jestli není nikdo, kdo se v účetnictví orientuje. Ale předseda nemá o účetnictví páru, celá záležitost je plně v kompetenci smluvního správce, který si pravidla stanovuje sám. A jak už tady bylo trefně napsáno, je třeba sledovat, kam letí míček.

Řešení paní Klainové je elegantní. Dovolím si ukázat, jak by podobný případ řešila naše účetní (podle mne též elegantně).

Částku 3.000.- Kč by zaúčtovala

nejprve (např. 31.3.): jako dotaci pokladny na straně MD účtu 211 a na straně Dal účtu 261 a potom (např. 10.4.): jako výběr hotovosti na straně Dal účtu 221 a na straně MD účtu 261.

Čerpání z pokladny by účtovala při předložení dokladu na straně Dal účtu 211 a na straně MD příslušného souvztažného účtu.

Na konci každého účetního období se povinně dělá fyzická inventura zůstatku v pokladně.

Přivítal bych, kdyby se našel někdo, kdo by byl schopen říci kdy je vhodné prvé nebo druhé řešení, nebo jestli existují ještě nějaká další řešení.

Ivanq.

Píšete, „nejprve (např. 31.3.): jako dotaci pokladny na straně MD účtu 211 a na straně Dal účtu 261.“

To neodpovídá skutečnosti. Peníze do pokladny se převádějí v hotovosti a předseda by musel vést pokladní knihu a vyhotovovat příjmové pokladní doklady přijaté hotovosti. Ve skutečnosti nebyly peníze vybrány v hotovosti z běžného účtu SVJ, nýbrž zaslány bezhotovostně na účet předsedy.

Ano, máte pravdu, předseda by musel vést pokladní knihu a pokladní doklady. V dnešní době digitalizace ale nemusí existovat v daném SVJ osoba, která by předsedovi předala peníze v hotovosti. Buď by musel jít k okénku do banky k odběru do své ruky, nebo si je nechat bezhotovostně převést na svůj účet. Jak byste to řešil?

Děkuji paní Klainová za odpověď.

Ještě chci doplnit, že jsem zrovna včera psala o záloze k vyúčtování na svém webu tady http://klaiex.webnode.cz/…-konci-roku/

Příspěvek je přístupný všem. Tam sice dostával předseda zálohu v hotovosti od paní účetní, ale pokud si ji převedl sám, ušetřil jí práci. Jen se měl s Vámi na tomto postupu domluvit předem.

N. Klainová

Paní Klainová, můžete mi prosím poradit, jak bude v účetnictví zaúčtován tento účetní případ, kdy předseda převede peníze na svůj účet a pak je vloží do pokladny?

Poradím Vám zcela výjimečně, protože radím pouze členům KPÚ. Podrobnosti jsou na mém webu.

Máte sice výpis z BÚ, ale nemáte příjmový pokladní doklad. Tudíž na účtu 211 Pokladna účtovat nemůžete, protože by šlo o neprůkazný účetní zápis (porušení § 8 ZoÚ).

Souvztažný účet si vyberte podle uvážení: Účtovat na něm budete podle VÚD. Můžete si vybrat:

• buďto 261 Peníze na cestě, na kterém bude zůstatek do doby, než předseda pošle příjmový pokladní doklad,
• nebo 378 Záloha k vyúčtování (případně jiný název – třeba Pohledávka za předsedou..... ).

Předsedovi sdělíte, že očekáváte příjmový pokladní doklad.

Předsedu neznám, nevím, jak dlouhou dobu bych ho nechala s příjmovým pokladním dokladem otálet. Nemohu vědět, je-li částka spíše pohledávkou za předsedou nebo se pouze řeší časový nesoulad mezi výdajem z BÚ a příjmem do pokladny.

Na další dotazy už tady odpovídat nebudu. N. Klainová

Děkuji moc, příště se na vás obrátím přes váš web.

P. Klainová, u nás je jiná situce. Účetnictví nám zpracovává smluvní správce, disponovat s účtem může pouze předseda. A jak sama píšete ve vašem příspěvku, částka byla vybrána paní účetní v hotovosti a paní účetní zaúčtovala. Mně se tato situce nelíbí, předseda také může jít vybrat peníze v hotovosti jako jediný a převést do pokladny. Převod z účtu SVJ na osobní účet předsedy je zavádějící. A ještě dodatek, pokladní deník vede předseda.

Paní Loreto, napište, jaký rozdíl vidíte mezi tím, když předseda vybere hotové peníze z účtu, a když tentýž předseda pošle peníze z téhož účtu na svůj účet? V obou případech odešly peníze z účtu a má je předseda. V obou případech je potřeba zkontrolovat, jestli jsou v pokladně. Kde je proboha rozdíl? Jirka

Pane Krupp ten rozdíl je v tom, že není možné udělat kontrolu pokladního deníku, předseda pracuje mimo území ČR převážnou část roku. Tak mi tedy vysvětlete, z jakého důvodu převáděl peníze z účtu SVJ na svůj účet jako do pokladny, když s nimi teď momentálně nemůže fyzicky disponovat? Pak už nezbývá, než polemizovat.Děkuji.

Paní Loreto, já vašeho předsedu nehlídám a neřeším problém vašeho SVJ. V tom případě se ale nejspíš ptáte na špatném místě. To se musíte zeptat pana předsedy. Odpovídám na dotaz, zda je možné převést peníze do pokladny přes účet nějakého člena. V tom případě nevidím rozdíl mezi tím, jestli peníze vybere, nebo převede na svůj účet. Jirka

V účetnictví SVJ je možné řešit spoustu věcí variantně. Hlavně proto je nutné dohodnout si pravidla a postupy a všechno popsat ve vnitřních směrnicích pro vedení účetnictví SVJ. Nakladatelství Bilance mi k tomu vydalo v roce 2004 knížku. Některé postupy účtování a vykazování se změnily, ale nutnost mít vnitřní předpisy pro účetnictví existuje stále. Důvody jsou v knížce vysvětleny. Obsah knížky je na titulní straně mého webu. Je-li vše popsáno, postupuje se v souladu s tím, bez ohledu na to, jak se to někomu líbí nebo ne. Na právní předpisy se spolehnout nemůžete, protože nerespektují zvláštnosti SVJ, občas jsou chybné, často nedostačující.

N. Klainová

„Na právní předpisy se spolehnout nemůžete“

To tvrdí náš předseda taky a proto právní předpisy nerespektuje.

Kartu nevlastníme a kdyby, vždy se tento výběr doloží účtenkou vydanou bankomatem. Nebo naklusat do banky a vybrat peníze v hotovosti s doloženým potvrzením banky a řádným postupem je vložit do pokladny. Jinak to prostě nejde.Při převodu z účtu na účet si do zprávy můžu napsat jakkoukoliv informaci i nepravdivou.Po účetní stránce mě zajímá, jak tato částka, jestli se opravdu jedná o vklad peněz do pokladny, bude z osobního účtu předsedy do pokladny vložena? A kdypak asi? Na základě jakého dokladu? Výpisu z osobního BÚ předsedy? Nebo si tak předseda hojí svoji finanční situaci? Jak tato transakce bude zaúčtována v účetnictví? Co vy na to?

převodem mezi účty vznikne pohledávka SVJ za předsedou, doklad je výpis z běžného účtu (účetně: MD – pohledávka SVJ vůči předsedovi / D – pokles prostředků na běžném účtu). vkladem do pokladny zanikne tato pohledávka, dokladem je příjmový pokladní doklad (MD – zvýšení pokladny / D – snížení pohledávky SVJ vůči předsedovi)

osobně v tom nevidím problém, pokud k tomu nedochází denně, jedná se o malou částku a 3000 je následně zaúčtováno do pokladny.

Když chce někdo dělat problémy, tak je dělá. Viz vysvětlení paní Klainové. Paní Klainové děkuji, my to účtovali přes penize na cestě, což asi nebylo úplně ťip ťop. Jirka

Samozřejmě tím myslím předsedu jako jednočlenný statutární orgán. Čemu ještě nerozumíte? Nebo jste nepochopil můj dotaz? Myslím, že vzrůšo chcete především vy sám a ještě odepisujete v anonymitě.

Dobrý den, i společenství vlastníků musí vést pokladnu protože jsou věci které ze jednoduše převodním příkazem platit nedají. Výpis z katastru nemovitostí pro schůzi společenství, poštovné, ap. Pokud předseda společenství nemá platební kartu k účtu společenství (což je i běžná praxe) má dvě možnosti: 1, na pobočce banky vybrat potřebnou částku (a zaplatit poplatek za výběr na pobočce cca 75kč např. u KB) 2, peníze si poslat na účet ke kterému platební kartu má za poplatek cca 2kč za položku. Osobně si myslím že pokud existuje pokladní přímový doklad na částku které byla odeslána v bankovního účtu společenství nedochází k ničemu co by se mělo řešit. Naopak dochází k úspoře na poplatcích bance. S pozdravem Roztomilý Jan

Pro Loretu – já rozumím pokladně tak, že je proto cash, aby se nemuselo při úhradě jízdenek na MHD a nákupu nove FAB běhat k bankomatu nebo přepážce. Když má předseda pokladnu (coby pokladník) na účtu, tak to ztrácí smysl.