právo na nahlížení do účetnictví - a jak to je v praxi ?
Mám dotaz – podle našich stanov mám právo na nahlížení do dokumentů SVJ. Chci nahlédnout do účetnictví, případně si udělat nějaké kopie.
Výbor mně tvrdí, že právo mám, ale :
- že nemá čas na to, aby se mnou trávil čas, který budu k nahlížení potřebovat,
- že nikde není uvedeno, kdo za účetnictví v době mého nahlížení bude ručit z hlediska účetního i právního
- že mně nemůže doklady ponechat bez dozoru ke kopírování, neboť výbor takovouto technikou nedisponuje
- nikde není uvedeno, kým a jakým způsobem by měli přítomní členové výboru být zaplaceni
- výbor argumentuje i tím, že vzhledem k tomu, že máme SVJ v počtu 175 jednotek, nemůže každému vyhovět.
Mohu se dovědět od někoho, znalého bytového práva, jak postoje výboru SVJ mám pochopit a jak se jimi řídit ? Dík a zdravím. VJ
Za mě jako účetní správy nemovitostí Vám říkám jedno – vždy jsem vyhověla. Domluvili jsme se s klientem na společném čase, který vyhovoval oběma, obyčejně celá „kontrola“ trvá tak cca 1–2 hodiny, ale klidně je s tim šanonem nechám v zasedačce i 4 (samotné) Vše je o domluvě, chtěla jsem však zpočátku vědět co vše chce kontrolovat, abych mu připravila podklady. Zpravidla jim tisknu: knihu faktur, přehled banky, přehled dluhů, soupis dosavadních nákladů. Na konci sezení má vlastník možnost diskuze či kopírování, pokud chce okopírovat 10 faktur, tak si to dle Příkazní smlouvy zaplatí (cca tuším 2 kč za jednu A4) nebo mi dá soupis faktur, které chce následně zaslat do mailu. Pokud chce bez domluvy nějaké velké výkazy, vždy mu je následně posílám elektronicky. Během poslední diskuze si zkontroluji zda mi něco „nevzal“. projedu faktury a výpisy (i když vše ještě nad rámec papírové formy, máme i v elektronické). Pokud má účetní vše dobře chronologicky založeno, není problém. Kontrola takového šanonu (cca 300 byťáku) vyjde na max 6 minut.
Každopádně právo nahlížet do dokumentů je určen zákonem. (§ 1179 Vlastník jednotky má právo seznámit se, jak osoba odpovědná za správu domu hospodaří a jak dům nebo pozemek spravuje. U této osoby může vlastník jednotky nahlížet do smluv uzavřených ve věcech správy, jakož i do účetních knih a dokladů.)
Chválím paní účetní i jednatele správcovské firmy. Je vidět, že rozumní lidé nevymřeli.
Mám dotaz, píšete, že „tisknete“ knihu faktur, přehled banky, přehled dluhů, soupis dosavadních nákladů…
Proč to nevygenerujete do PDF a nepošlete emailem, nebo nezkopírujete na flash disk? Účetní program to neumí?
Popisuji problém (ne jako právní) z pohledu výboru a se snahou
uvedenému nároku vyhovět. Odpovězení problému závisí na podmínkách
organizování zpracování účetnictví a na důvodu kladení požadavku
nahlížení.
- účetnictví zpracovává SVJ samo nebo osoba pronajatá pro tuto práci
- účetnictví zpracováno dodavatelsky firmou pro tuto činnost s velkým počtem klientů
- člen výboru (ne)rozumí účetnictví
- požadavek nahlížení je procesně a finančně v SVJ je (ne)řešen
- důvod vzniku požadavku (zvědavost žadatele – testuje realizaci svého práva, konkrétní případ)
- cíl zájmu požadavku (úč. doklady, účetní data (soubor dat),
účetní výstupy – sestavy buď detailní nebo agregáty).
Komentáře:
Především v SVJ je třeba se dohodnout kdo bude hradit náklady
vícepráce na řešení požadavku, dále smluvně zajistit aby žádající
osoba mohla jednat přímo (po schválení akce výborem) se zpracovatelem a
specifikovat svoje požadavky.
Za podmínek 1. lze předpokládat, že zpracovatel účetnictví, disponuje
časem pro jednotlivé případy nahlížení a tudíž finanční vyrovnání
lze řešit pro každý případ individuálně.
Za podmínek 2. (u nás zpracovatel řeší okolo 180 účetních jednotek)
už je žádoucí řešení požadavků organizovat předem (ve smlouvě se
dohodnout o postupu a financování a posuzování požadavků buď členem
výboru (dle stavu 3.) nebo dohodnutou osobou zpracovatele.
Je důležitý odpovědět na otázku proč a co požaduje žadatel.
Zbytečné požadavky máme se usilovat neřešit. V našem SVJ se snažíme
problém nahlížení předem řešit tak, že zveřejňujeme účetní data
obsahující jak detaily jednotlivých účetních případů (knihu analytické
evidence) tak stavy a změny stavů analytických účtů (obratovou předvahu)
a tím uspokojíme zájmy nahlížečů na jednotlivosti ale i na globální
agregátní stavy a změny stavů (excelovský sešit). Z těchto datových
zdrojů lze dokladovat téměř každý dotazovaný problém. Nahlížení do
dokladů je nejvíce pracný problém (vyhledání a okopírování) u nás
takové požadavky nemáme, či snažíme se dohodou docílit aby nebyly.
Odmítavý přístup k požadavku nahlížení vzniká převážně tam, kde problém není ze strany výboru systémově vyřešen.
Zajímavé je, že různá SBD se vymlouvají na „vicepráce“, když chcete jako vlastník nahlédnout do účetnictví. A když si tu fakturu chcete vyfotit, řvou, že to jejich skvělé superexpertní komisí napsané stanovy zakazují.
Na tenhle xindl neplatí nic jiného, než bič exekutora. Získat soudní rozsudek a podat návrh na výkon rozhodnutí. Bohužel pravomoci exekutorů jsou v rámci boje proti „lichvářům“ oklešťovány a za 3 roky se můžeme ocitnout v situaci, kdy exekutorům výkon nepeněžních povinností seberou a zůstane jen na státních soudech.
Ideální by samozřejmě bylo, kdyby NOZ v § 1179 stanovil povinnost 1× ročně vyúčtovat správu domu a určil přesný rozsah vyúčtování.
U nás vlastníkům, kteří mají zájem, posíláme na email každý měsíc účetní sestavy, co nám dává naše účetní kancelář. Dva listy z toho vyvěšujeme na nástěnku pro ty, co internet nemají.
Pokud při předložení požadavku ve výborech Vám vycházejí vstříc, u zpracovatelů vás vítají a ochotně a šikovně spolupracují, pak u vás není co organizovat. Moje přispěvky byly o tom, jak organizovat nahlížení, když to nefunguje. Můžeme se jakoliv rozčilovat nad praktikami BD, ale zajistit nahlížení pro zpacovatele je pracovní úkon, a objednavatel by to měl zaplatit, ať už jako více či méně „práce“. Ikdyž nahlížení je právní nárok a povinnost to neznamená, že postup uplatnění práva nemůže být organizován a výkon zpoplatněn. Obdobně jsou organizovány přístupy k informacím na úřadech (KN, OÚ) kde se řeší stejný problém.
- účetnictví máme zpracovávané dodavatelsky
- člen výboru nerozumí účetnictví
- požadavek na nahlížení NENÍ procesně ani finančně řešen
- vznik požadavku ? – potížisti – hledající záminky pro zpochybňování
- jejich zájem je o účetní doklady – hrabání se v šanonech,…
- a to přesto, že účetní data, vč. účetn.uzávěrky a rozepsání nákladů na jednotl.podílníky jsou zveřejňována a každému dána k dispozici
- tedy – jak systémově konkrétně – bychom tyto záležitosti měli řešit ????
Díky.
znamená organizovat tuto potřebu stejně tak jako řešit problém padajících tašek ze střechy. Problémům předcházíme a nečekáme až požadavek vznikne. Nemyslím si, že nahlížení je standardní úkon zpracování účetnictví a že by nebylo potřeba smluvně ošetřit. Smluvní specifikaci ovšem musí předejít jednání a dohodnout se s vlastníky o jaká data, konzultaci nebo vyhotovení kopie dokladů je zájem a o způsobu financování služby zpracovatele. Žadatel by se měl podílet na nákladech nahlížení, výše sazby by měla motivovat k omezení nestandardních požadavků. Dneska je téměř každé účetnictví je zpracováno počítačem a proto nejednodušší je distribuovat účetní data obsahující detaily a agregáty. Saldokonto účetního případu běžně obsahuje data případu: s kým, o čem, kdy bylo uskutečněno, kdy je splatnost, za kolik předepsáno, za kolik (ne)vyrovnán, tudíž mi nenapadá důvod, co dalšího může vlastník hledat na kopii účetního dokladu. Zejména forma vydání do excelu umožňuje data doma analyzovat známým odborníkem, hledat souvislosti, vybírat, třídit nebo agregovat dle vlastní potřeby. Je třeba organizovat i vlastní činnost nahlížení, zda vlastník předkládá požadavek písemně, komu, zda někdo (ne)schvaluje, kdo předá/převezme požadavek k vykonání, kdo, kde, kdy a jak převezme a zaplatí výsledek požadavku. Dohodnutý postup pak projednáme se zpracovatelem a výsledek dohody zakotvíme do (dodatku) smlouvy nebo do jiného dokumentu. Problém je systémově řešen tehdy, když každý vlastník je informován a ví co má a může dělat, když má požadavek nahlížení a pokud to udělá, obdrží i očekávaný výsledek.
Nejsem účetní, ale měl byste mít představu, co chcete vědět (píšete, že rozpis nákladů na jednotlivé podílníky má každý k dispozici). Výbor nebo účetní vám předloží m.j. hlavní knihu a budou mít legraci, že se v ní asi nevyznáte. NOZ ani stanovy neřeší, že by si mohl zájemce vzít „k ruce“ znalce účetnictví SVJ.
Jaké výstupy z účetnictví dostáváte jako člen společenství ? Dostáváte informace o nedoplatcích ? Mně by zajímal součet stav účtu + pokladny (pokud ji máte), stav „příspěvků správy domu a pozemku“ a rozdíl by (dle mne) měly být dán „pohledávky (nedoplatky)“ a „závazky“.
Zajímal bych se o stav příspěvků správy domu a pozemku, které jsem uhradil za celé období členství.
Poslední komentáře