Předpokládám, že roční služba úklidu je vyfakturována SVJ roční fakturou, za předem dohodnutou cenu. Je třeba aby tuto fakturu schválila osoba, která dle vnitřních předpisu (stanovy, předpis o schvalování ÚD) takové oprávnění má. Schválenou a splatnou fakturu lze potom zaplatit dohodnutým platebním instrumentem. Platba už se neschvaluje! Co se týče úhrad vlastníků předpokládám, že existuje nějaká dohoda o postupu placení příspěvků, záloh nebo splátek podle času převzetí faktury a plateb od vlastníků. Doklad o placení poskytuje standardně platební instrument použitý plátcem, bankovní výpis, výpis SIPO nebo pokladní stvrzenka, poštovní poukázka. Pokud je známa přesná cena výkonu úklidu předem, stačí rozepsat finanční nárok na členy a vyúčtování není potřeba.
Pokud vše probíhá dle tohoto popisu a uvedené účetní i finanční transakce jsou zaevidovány, pak nevzniká žádná nezákonná činnost.