Odpověď by jste měla najít ve Vaších stanovách, obdobně jako se to řeší ve vzorových stanovách v článku IV Výbor, bod 7e):
„odpovídá za vedení písemností (vedení evidence členství), zápisů ve shromáždění, usnesení apod.,“ 

Úkony vedení písemnosti (spisové služby) obvykle chápeme:
vyhotovení spisu, rozmnožení, doručení adresátům, zaevidování, uložení za účelem archivace, po uplynutí archivační lhůty vyřazení a skartace.