Pravidla neexistují, nicméně lze uvést jistá doporučení. Zápis bude sloužit zejména:

1. k dodatečnému zjištění, co se na shromáždění vlastně odsouhlasilo
2. jako důkaz při nějakém sporu

Jedna z nejdůležitějších věci je přesná formulace toho, o čem se hlasuje. Formulace by měla být všem srozumitelná (nejen současným vlastníkům, ale třeba i soudu, a to i za několik let), přesná, neměla by připouštět dvojí výklad, neměla by odkazovat na informace, které nebudou v budoucnosti přístupné (např. formulace typu „opraví se to tak, jak navrhoval pan X“ je celkem k ničemu, pokud není nikde přesně sepsané, co pan X vlastně navrhoval). Nicméně tuto formulaci je třeba vymyslet před hlasování a nikoli dodatečně při tvorbě zápisu.

Prezenci je třeba evidovat pro každé jednotlivé hlasování. Tedy nelze udělat prezenci jednou na začátku schůze a dále ignorovat to, že někdo v odejde nebo přijde v průběhu schůze.

Je nutné uvést výsledky hlasování.

Je vhodné přiložit k zápisu všechny podklady, na základě kterých se vlastníci rozhodovali – pozvánka a její přílohy, různé nabídky firem apod.

Další informace např. datum, čas, místo konání schůze, kdy a jak byli vlastníci o schůzi informováni.