Navrhuji následující postup:

1. Zavolejte na kontaktní místo SIPO – tel 556 316 143. Tam vám podle vašeho IČO řeknou, zda s Vámi mají uzavřenu mandátní smlouvu a zda máte vlastní číslo organizace.
2. POKUD MÁ VAŠE SVJ s poštou mandátní smlouvu uzavřenu, postačí napsat žádost o změnu e-mailové adresy mandanta, a pokud na smlouvě není číslo účtu vašeho SVJ, tak také žádost o změnu bankovního účtu. Pošta vystaví dodatek k mandátní smlouvě.

Tuto žádost však napíšete těsně po 25.kalendářním dni v měsíci předcházejícím datu ukončení správy původním správcem. Změny SIPO se totiž mohou posílat do 25. kalendářního dne, a pokud dejme tomu správa skončí 31.12., musíte změny na leden zaslat již sami, a to do 25.12. Žádost o změnu e-mailové adresy byste v tomto případě museli zaslat těsně po 25.11., aby ji pošta stihla zanést do své databáze.

Při této variantě požádáte písemně správce o ponechání kmene SIPO na poště. Někteří správci totiž úmyslně vynulují předpisy na měsíc následující po ukončení správy, i když je k tomu nic neopravňuje.

3. POKUD NEMÁ vaše SVJ s poštou uzavřenu mandátní smlouvu, musíte uzavřít novou, a to jeden měsíc před ukončením správy bývalým správcem. V tomto případě budete muset poslat kmen SIPO, a to do 25 kalendářního dne měsíce, ve kterém skončí správa bývalého správce.

4. Abyste mohli provádět změny, musíte mít technologický certifikát, který vám vydá Kontaktní pracoviště České pošty ve vašem městě. Seznam těchto pracovišť je součástí mandátní smlouvy.

Dále musíte mít program na správu domy, který umí změny zpracovat. Pošta svým klientům takový program poskytuje. Jmenuje se tuším „Změny“.

5. Abyste nemuseli kontaktovat jednotlivé vlastníky, požádejte správce o aktuální kmen SIPO na poslední měsíc jeho správy. Tam jsou uvedena všechna spojovací čísla jednotlivých vlastníků a také částka, která je od nich měsíčně vybírána.

Připravte se na to, že najíždění SIPO je poněkud složitější, ale výsledek stojí za to.

Nakonec si Vám dovolím doporučit, abyste zvolili za druh změnového souboru „předávání změn kmene předpisů“. Je to výhodné z toho důvodu, že na poštu zasíláte pouze měsíce, ve kterých provádíte nějakou změnu a nemusíte každý měsíc posílat celý kmen.