Předání dokumentace není proces pouze činnost, obsahující pouze sepsání protokolu předání. Náležitosti protokolu předání: kdo, komu, z jakého důvodu, kde, kdy a co tvoří předmět předání a charakteristiky podstatné pro předání (množství, kvalita, cena, …). Ale stanovy by měly obsahovat pravidla vzniku, ukládání, zpřístupnění, oběh, archivace a skartace písemnosti. Dokumenty SVJ nemají být uloženy v bytech všech minulých (stávajících) funkcionářů SVJ ale v kanceláři SVJ, pak ovšem při střídání funkcí na předání moc dokumentů nezbývá.