Správa a archivace dokumentace SVJ v elektronické podobě
Zajímaly by mne zkušenosti a názory na tuto oblast. V tomto případě je samozřejmě nutnost použití elektronického podpisu. Dokumenty by bylo nutno scanovat a následně elektronicky podepsat. Archivace, přehlednost a manipulace s takovými dokumenty je poté mnohem snažší a přehlednější než přehrabovat spousty papírů. Uvědomuji si, že to je trocha práce navíc a nutnost vybavení, avšak zcela běžného se kterým většina disponuje. V jiných oblastech to je běžná praxe. Děkuji za vaše názory Mirek
samozřejmě nutno použítí elektronického podpisu není. Průkaznost listin lze zajistit třeba v datové schránce – ale jen po omezenou dobu. Nebo vystavením v OR (uuu.justice.cz) – kam mnoho SVJ dává i usnesení se Shromáždění. Soukromé smlouvy se tam ale jaksi nehodí. Stejně tak by bylo možné využít archivní postupy Správce – pakliže nějakého SVJ má.
Podle mne ale „jisté a průkazné“ uložení listin ve smyslu §3/2/a) zák.499/2004 v SVJ není. Což je podle mne chyba výkladu – uvedené vzniklo asi tím, že tento zákon explicitně zmiňuje pouze: „..podnikatele zapsaní v obchodním rejstříku…“ čehož se rádi všichni stávající členové výborů chytí.
Neználek
Nepíšete jednu naprosto zásadní informaci – chcete elektronickou podobu použít jako ověřený dokument vzhledem k úřadům? Pak je něco jako elektronický podpis potřeba.
Pokud ale chcete mít elektronickou podobu pro vlastní potřebu nic vám nebrání scanovat dokumenty bez jakéhokoliv ověření.
U nás naštěstí většina dokumentů vznikne v SVJ (vuúčtování, zápisy ze schůzí apod) a tak jsou v PC tak jako tak od začátku ještě před tiskem.
Těch „pár“ smluv apod. není problém prohrabat když v tom máte pořádek. A nakonec i většinu smluv máme v PC, neboť se před podpisem zasílaly na email.
Celé mi to tedy přijde tak trochu zbytečná věc se spoustou námahy navíc.
Předseda
Poslední komentáře