Pokud jde o rozhodování výboru a právo uzavírat smlouvy jménem společenství, platí stanovy, které jste si schválili. Můžete je změnit a upřesnit usnesením shromáždění. Můžete si například stanovit, že:

• povinností výboru je předložit shromáždění předem ke schválení obsah a finanční objem každé smlouvy nad X Kč
• dodatky a změny uzavřených smluv musí být shromážděním schváleny vždy, bez ohledu na jejich výši.

Omezíte tím akceschopnost a pružnost rozhodování výboru; něco za něco...
Pokud jde o práce objednané u firmy:
Na práce většího rozsahu přece vždy nechává výbor vypracovat odborný projekt, ten je podkladem pro cenové nabídky oslovených firem. Výběr firmy se provede vždy transparentně hlasováním na shromáždění. Pak se uzavírá s vybranou firmou smlouva, kde je rozsah i finanční částka uvedena přesně. Standardně by tam měla být klauzule, že "případné další práce nad uvedený rozsah musejí být před jejich započetím schváleny oběma smluvními stranami v písemném dodatku k této smlouvě". Ještě jsem se nesetkal s tím, že by seriózní firma něco jednostranně doúčtovávala, smlouva jí k tomu přece nedává prostor.
Pokud jde o "pochybení" vašeho výboru: je třeba zkoumat,zda šlo o zbytečné vícepráce, nebo o předraženou práci, nebo o prostředky účelně vynaložené na opravu/údržbu domu.
lake