Stačí správně naformulovat požadavek:

—— dobrý den, žádám nahlédnutí do podkladu konaného shromáždění a to v čase XY dne YZ. Pokud vám termín nevyhovuje, můžete mi ty podklady zaslat na moji datovou schránku nebo email do uplynutí této lhůty, děkuji.

Konec

Bohužel, lidem chybí schopnost se normálně domluvit.