Zákonné lhůty pro archivaci dokladů v SVJ

V periodiku SVJ aktuálně č. 10/2021 z 21.10.2021 vyšel příspěvek s názvem Zákonné lhůty pro archivaci dokladů v SVJ. Dovolím si k němu přidat několik poznámek.

1)Autorka v případě dohod o provedení práce (DPP) uvádí, že u mzdových listů stanoví zákon č. 589/1992 Sb. povinnost tyto dokumenty uchovávat až po dobu třiceti kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Je pravda, že § 35a/4/d zákona č. 582/1991 Sb. vyžaduje uschovávat mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 30 kalendářních roků, ale domnívám se, v souladu s textem zákona, že pouze pro účely důchodového pojištění. Většina DPP v SVJ je do 10 000 Kč/měsíc tzn. bez důchodového pojištění. Pokud je DPP pod 10 000 Kč tak podle mého názoru tato 30 leté lhůta neplatí. Naopak platí čl. 6 GDPR podle kterého se nesmí doklady s osobními údaji uchovávat bez souhlasu subjektu osobních údajů po dobu delší než stanoví zákon. V případě většiny SVJ to bude u DPP zákoník práce a zákon o daních z příjmů, nikoliv zákon č. 582/1991 Sb.

2)Autorka dále doporučuje, aby se zápisy ze zasedání shromáždění uchovávaly minimálně po dobu 30 let, což považuje za nejdelší archivační dobu.

Novela NOZ od 1.1.2021 v § 158a/3 požaduje uchování zápisů ze shromáždění nejen po celou dobu trvání SVJ, ale i 10 po zániku právnické osoby. Zánik SVJ není častá událost nicméně může nastat při zániku domu nebo při zrušení bytového spoluvlastnictví.

3)V závěru příspěvku autorka doporučuje, aby SVJ umožnily tzv. výběr archiválií podle zákona č. 499/2004 Sb. Prý kvůli „právní jistotě“.

Zákon č. 499/2004 Sb. se na SVJ a bytová družstva podle § 3 nevztahuje. Pokud by se tyto subjekty obrátily na oblastní archiv, tak by se pravděpodobně dozvěděly, že se na ně archivní zákon nevztahuje. Pokud by dostaly nějakou jinou odpověď, tak by záleželo, který oblastní archiv by odpovídal.

Například pro osobní spis doporučují jednotlivé oblastní archivy na svých oficiálních stránkách tyto skartační znaky a skartační lhůty:

Státní oblastní archiv v Plzni S50

Zemský archiv v Opavě A10

Moravský zemský archiv v Brně V10 (pro školy) a S30 (pro obce)

Všichni svorně ignorují Ministerstvo vnitra, které pro osobní spis doporučuje S30 (č.j. MV-139680–1/AS-2019 z 9.10.2019).

Osobní spis obsahuje i osobní údaje, které podléhají GDPR s daleko kratšími lhůtami, ale informace o GDPR do těchto institucí ještě nepronikla takovou měrou, aby změnily vzorové skartační plány.

Osobně bych se na oblastní archiv neobracel, protože ty žádnou „právní jistotu“, jak si autorka naivně myslí, neposkytnou.

Navíc nad SVJ a bytovými družstvy žádnou pravomoc nemají. Pravomoc udělovat sankce má však ÚOOÚ a ten se bude řídit GDPR a nikoliv nějakými nezávaznými doporučeními MV nebo oblastních archivů.

Hezký den a hlavně zdraví!