GDPR a nahlížení (kontrola hospodaření)

Začínám se hluboce zamýšlet nad vesmírným vetřelcem GDPR, který nám do našeho právního řádu implementovala Evropská komise.

Podívejme se na problematiku z pohledu kontroly hospodaření a správy domu. Vezměme třeba účetní deník, nebo knihy analytických účtů. Příklad – v bytě č. 13 vlastníka pana Pokorného se měnil radiátor. Je to účetně zaznamenáno a existuje faktura od dodavatelské firmy a dodací list s podpisem pana Pokorného a technika dodavatelské firmy. Když bude některý vlastník nahlížet do účetnictví za účelem kontroly hospodaření, musím doklady schovat pod stůl? Spadá tato informace, že u Pokorného došlo k výměně radiátoru pod ochranu osobních údajů?

Co výpis z bankovního účtu. Můžou osoby, které nejsou členem výboru, nebo osoby odlišné od účetní správcovské firmy, nahlížet do výpisu z účtu? Jsou v něm přece čísla bankovních účtů, částky, které vlastníci platí, úhrada nedoplatků a případná úhrada dluhů ve formě sjednaných splátek. Co z toho spadá pod osobní údaje a tedy pod ochranu?

A máme tu dalšího kandidáta – dohody o provedení práce, typicky s uklízečkou nebo domovníkem. Jsou v nich osobní údaje (datum narození, jméno, bydliště, výše odměny, rodné číslo, číslo bankovního účtu, často i uvedení zdravotní pojišťovny). Uklízečka přitom nutně nemusí být jedním z vlastníků.

Je jasné, že ochrana osobních údajů může pořádně zamotat hlavu statutárům, až budou umožňovat nahlížet do účetnictví vlastníkům, kteří si chtějí zkontrolovat, zda výbor řádně hospodaří. Nicméně dle mého názoru kontrolu nelze provést efektivně a úplně, pokud do ruky nedostanu všechny podklady, včetně bankovních výpisů, DPP či DPČ, všech účetních dokladů a účetních knih, a to bez jakékoliv anonymizace a bez výjimky („Tohle ti neukážu, protože se mi nechce“). Samozřejmě kontrolující vlastník nepotřebuje – a ostatně ani nesmí – vidět datum narození uklízečky, ani u jaké zdravotní pojišťovny je pojištěná. Což patrně povede k nutnosti pořizování kopií prvotních originálních dokladů, a následné anonymizace osobních údajů v kopiích. Jenže vlastník má právo vidět prvotní originální doklady, s kopiemi se nemusí spokojit…

Bude to ještě zajímavé.