O: Dobrý den, a jak to prosím bude v případě, že účetnictví zpracovává člen SVJ jako OSVČ a při tom nepoužívá osobní údaje, jen čísla bytů – variabilní symboly, podle kterých se účtují platby, předpisy i dělá vyúčtování.

P: Podle čl. 4/1 GDPR jsou osobním údajem veškeré informace o identifikovatelné fyzické osobě.

Pokud někdo zpracovává údaje, jako jsou např. dluhy, o vlastníkovi bytu X, v ulici Y, města Z, tak se jedná o osobní údaje vlastníka bytu i když na dokladu není uvedeno jméno a příjmení. Ve Vašem případě se jedná o externího účetního, se kterým podle čl. 28 má SVJ uzavřít zpracovatelskou smlouvu. Že je externí účetní i členem SVJ nehraje žádnou roli.

O: V případě odměn výboru a DPP údržbářů to asi bude horší. Musí být smlouva?

P: Ano, zpracovatelská smlouva musí podle čl. 28 být. Zde se bude ještě zpracovávat rodné číslo, které má zvláštní ochranu.

O: Je to stejná věc jako‚ pověřenec pro ochranu osobních údajů‘? Protože pověřence jsem vyčetla, že mít nemusíme.

P: Pověřence podle čl. 37 nemusí SVJ mít. Je ale vhodné, aby v SVJ byl někdo, kdo bude mít alespoň rámcovou představu o GDPR. Jiné to asi bude u miniaturních SVJ a jiné u SVJ s mnoha jednotkami. Zde se pravděpodobně vyskytne osoba, která bude chtít využít svá práva podle čl. 15 až 19 a 21.

O: Nebo musím mít jen pokyn správce ke zpracování osobních údajů?

P: Je potřeba rozlišit správce osobních údajů podle čl. 24 a externího správce (např. realitka, SBD atd.), který činí některé úkony pro SVJ při správě společných částí domu.

SVJ je správce OÚ ve smyslu GDPR, který může zadat zpracování některých OÚ zpracovateli podle čl. 28. Zpracovatelem OÚ bude často externí správce.

O: Mám v tom zmatek. Předem děkuji.

P: Nejste v sama, otázko. Ale byl jsem před GDPR, předpokládám, že budu i po 25.5.2018. :-))

Hezký den!

Pavel