Znalec vyúčtování záloh

Záleží na tom, jak si kdo vysvětluje pojem vyúčtování. Vyúčtováním se může rozumět přehled výdajů (nákladů), na které byly zálohy (příspěvky) použity. Rozdíl mezi výší záloh a výdajů představuje nevyčerpaný zůstatek záloh (příspěvků).

Někdo si pojem vyúčtování vysvětluje jako výše uvedené vč. vypořádání zůstatku nevyčerpaných záloh (příspěvků) tj. jejich vrácení vlastníkům případně jejich převedení do následujícího období.

Řádné vyúčtování či vyúčtování s vypořádáním nebo převedení zůstatku do následujícího období je zajištěno pouze správně vedeným účetnictvím podle zákona o účetnictví a prováděcí vyhlášky. Ověřit správně vedené účetnictví tedy může např. účetní se živnostenským oprávněním pro provozování živnosti vázané skupiny 214 přílohy č. 2 živnostenského zákona „Činnost účetních poradců, vedení účetnictví, vedení daňové evidence“.

Zásady správného vedení účetnictví jsou uvedeny především v § 8 zákona o účetnictví č. 563/1991 Sb.:

"§ 8

(1) Účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví správné, úplné, průkazné, srozumitelné, přehledné a způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů.

(2) Účetnictví účetní jednotky je správné, jestliže účetní jednotka vede účetnictví tak, že to neodporuje tomuto zákonu a ostatním právním předpisům ani neobchází jejich účel.

(3) Účetnictví účetní jednotky je úplné, jestliže účetní jednotka zaúčtovala v účetním období v účetních knihách všechny účetní případy, které v něm měla zaúčtovat podle § 3, a nejpozději do konce tohoto období za jemu bezprostředně předcházející účetní období sestavila účetní závěrku, popřípadě i konsolidovanou účetní závěrku, vyhotovila výroční zprávu, popřípadě i konsolidovanou výroční zprávu, zveřejnila informace podle § 21a a má o těchto skutečnostech veškeré účetní záznamy, a to přehledně uspořádané.

(4) Účetnictví účetní jednotky je průkazné, jestliže všechny účetní záznamy tohoto účetnictví jsou průkazné (§ 33a) a účetní jednotka provedla inventarizaci.

(5) Účetnictví účetní jednotky je srozumitelné, jestliže umožňuje jednotlivě i v souvislostech spolehlivě a jednoznačně určit

1. obsah účetních případů alespoň s použitím účetních metod uvedených v § 4 odst. 8,
2. obsah účetních záznamů s použitím nástrojů uvedených v § 4 odst. 10,
3. vazbu mezi účetním záznamem vzniklým seskupením a dílčími účetními záznamy v případech uvedených v § 33 odst. 5.

(6) Účetnictví účetní jednotky je vedeno způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů, jestliže účetní jednotka je schopna splnit povinnosti spojené s jejich úschovou a zpracováním podle § 31, 32 a § 33 odst. 3 a 7 po celou dobu, po niž jsou jí tímto zákonem uloženy."

Podle § 1179 NOZ platí:

„Vlastník jednotky má právo seznámit se, jak osoba odpovědná za správu domu hospodaří a jak dům nebo pozemek spravuje. U této osoby může vlastník jednotky nahlížet do smluv uzavřených ve věcech správy, jakož i do účetních knih a dokladů.“

Způsob nahlížení by měly upravovat vaše stanovy.

Pokud někdo z vlastníků rozumí účetnictví, neměl by být pro něho problém (pokud mu je umožněn jeho zákonný nárok a SVJ mu umožní přístup ke všem účetním dokladům a účetním knihám) zkontrolovat správně vedené účetnictví.

Na vyúčtování záloh na správu není třeba volat znalce. Nejde o výpočty korekcí u spotřeby tepla, kde se provádějí tzv. „iterace“ tak dlouho, až se dospěje ke kýženému výsledku.

Kontrolu si může provést každý sám. Pokud mu nebude něco jasné, zeptá se účetní(ho).

Stejně jako u služeb znamená vyúčtování záloh na správu, že se porovnávají zálohy na správu se skutečnými náklady.

Je-li účtováno o více druzích záloh na správu, jak to dovoluje § 1180 OZ, tj. o zálohách

• na provozně technické náklady (opravy, údržba, revize, pojištění, spotřeba materiálu apod),

• na vlastní správu, tj. hlavně na odměny výboru, případně externímu správci apod.,

• na náklady spojené s výlučným užíváním některých spoečných části,

je třeba vyúčtovat každý druh zálohy zvlášť, protože na každém se podílejí vlastníci jiným způsobem.

Problém může nastat, pokud účetní účtuje všechny druhy záloh na správu na jednom účtu a náklady hrazené z různých záloh rovněž nerozlišuje. Ale i to se dá následně vyřešit použitím kódů pro zálohy i pro náklady, které jsou z nich hrazeny.

SVJ, které účtuje o všech třech druzích záloh a nákladech z nich hrazených, vyhotoví 3 různé přehledy za dům, z nichž každý bude obsahovat:

Počáteční zůstatek

Předepsané zálohy

Skutečné náklady

Konečný zůstatek

V rámci těchto přehledů za dům je třeba vyhotovit přehledy pro jednotlivé vlastníky jednotek.

O tom, co by se mělo provádět s nevyčerpanými zálohami (viz konečný zůstatek), mají vlastníci rozhodovat na shromáždění (zatím – v návrhu novely je to zrušeno).

Jisté je, že pokud např. na vlastníka vychází nevyčerpaných 50 Kč na vlastní správu, rozhodnou chytří vlastníci, že se zůstatek převede do dalšího roku.

Naproti tomu, pokud po opravách lodžií přístupných z bytů, které vlastní jen několik vlastníků, zůstane na každého 5 000 Kč, protože se podařilo sehnat levnějšího dodavatele rekonstrukce, je logické, že si tito vlastníci odhlasují, že chtějí peníze vrátit, dokud jim to OZ umožňuje. Pevně věřím, že to bude umožňovat i nadále.

Přehledy pro vlastníky mám ve všech souvislých příkladech, odkazy na ně tu jsou vícekrát, znovu je uvádět nebudu, abych někoho nerozčílila.

I bez kulatého razítka znalce jsem schopna přezkoumat jakékoliv vyúčtování záloh na správu, když k tomu dostanu tyto podklady:

Předvahu účtů (i analytických) s členěním záloh na správu a nákladů na správu podle § 1180,

podíly vlastníků na společných částech,

počet a jména vlastníků, kteří mají některé společné části ve výlučném užívání a pravidla pro promítnutí výlučného užívání do záloh a nákladů na správu.

V případě, že by účetnictví neposkytovalo výše uvedené údaje, bych samozřejmě potřebovala dodatečné vysvětlení.

Totéž jsou schopni udělat všichni účetní, kteří mají elementární znalosti účetnictví, tak nechápu, proč se tu neozvali.

Kontrola správnosti vyúčtování služeb je něco úplně jiného.

Tam je kromě základních matematických výpočtů + – x a : třeba znát i algoritmy výpočtů, které nejsou někdy zrovna jednoduché.

Právě pracuji na návodu, co všechno je třeba získat, aby si mohl tuto kontrolu provést každý sám.