Souhlas se zprac. os. údajů SVJ vs. firma
Dobrý den, naše SVJ má uzavřenou mandátní smlouvu s firmou, která nám řeší správu svj (zalohy pro platby pro jednotlivé byty, rekonstrukce, opravy, aj.). Musí mít tato firma podepsaný souhlas s jednotlivými členy (nájemníky) svj ve yslu zpracování osobních údajů?
Dekuji
Tzn. chápu že Savaj může zpracovávat osobní údaje z povahy zákona. Jde mi ale o to, zda stačí mít toto pokryto smlouvou o zpracování osobních údajů mezi SVJ a správcovskou firmou? Nebo musí být uděleny souhlasy sosobami, kterým jsou zpracovávány osobní údaje?
Maxxi,
na Váš obecný dotaz nelze konkrétně odpovědět a tak zůstanu u obecné odpovědi, jak je to se zákonností zpracování u subjektu údajů v případě SVJ.
Subjektem údajů je zejména:
- člen SVJ
- nájemce člena SVJ
- zaměstnanec SVJ
- skutečný majitel SVJ atd.
Zákonnost zpracování je podle čl. 6 GDPR nejčastěji:
- splnění právní povinnosti
- splnění smlouvy
- oprávněný zájem
Souhlas je až poslední možností, pokud není jiný titul z čl. 6 GDPR. Pokud budete vyžadovat souhlas i když lze zákonnost zpracování podřadit pod jiný titul, tak porušujete GDPR.
V našem SVJ nemáme jediný osobní údaj na který bychom potřebovali souhlas subjektu údajů.
Když si najme SVJ externího zpracovatele, tak se také nepotřebují souhlasy subjektu údajů.
Vpravo nahoře je okénko „Hledat“. Zadejte heslo GDPR a máte co číst.
Hezký den!
Pavel
Vůbec můj dotaz není rypaní. Pavle, píšete, že ve vašem SVJ nemáte jediný údaj, na který je třeba souhlas.
Znamená to, že tedy nezpracovávate mobily a emaily subjektů údajů nebo zpracovávate, ale máte názor, že na tyto osobní údaje souhlas netřeba?
Zdraví Viktorrr, Kolaudant
Viktorrre,
samozřejmě zpracováváme čísla mobilů a e-maily, protože je to z hlediska provozu SVJ vhodné a potřebné.
Psal jsem o tom např. zde:
http://www.portalsvj.cz/…-tel-cisla-5
Jsem pouhý praktik a tak když mi většina specializovaných právníků řekne, že souhlasu podle čl. 6/1/a GDPR netřeba a že stačí postupovat podle čl. 6/1/f GDPR, tak se podle toho zařídím. Odlišný názor jsem našel pouze v jedné reklamní tiskovině, kterou neberu jako zdroj práva.
Má to výhody pro SVJ:
- vyhne se tím čl. 7 GDPR
- vyhne se tím možné sankci, pokud se za několik let judikatorně stanoví, že pro telefony a e-maily nebyl souhlas potřeba a stačil čl. 6/1/f GDPR.
Subjekt údajů není krácen na svých právech, ať se použije čl. 6/1/a či 6/1/f. Buď dobrovolně poskytne telefon a e-mail nebo neposkytne. Pokud neposkytne, tak je nebudu zjišťovat. Pouze nebudu zasílat na e-mail pozvánky a materiály na shromáždění, zápisy z výboru atd.
Já tento problém považuji v současné době za vyjasněný. Pokud se za několik let vyskytne judikatura s odlišným názorem, tak nemám problém změnit názor.
Hezký den!
Pavel
Pavle,
jsem také praktik. Ve vkláknu, které jste citoval a já si jej poslušně otevřel, je hlavní spor v tom, jaký je váš oprávněný zájem nezbytně zpracovávat email a telefon členů společenství. Konkrétně je v čl. 6/1/f GDPR uvedeno toto:
f) zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů dítě.
V odkazovaném vláknu se vás ptal čtenář Petrx, jaký je váš oprávněný zájem mít jeho email a telefon a nezbytně jej zpracovávat? V čem tkví ta nezbytnost? A odpovědi se ale nedočkal. Podle mě se jí nedočkal zcela logicky, protože oprávněný zájem nezbytně zpracovávat email a telefon subjektu údajů SVJ prostě nemá.
Ale k rešení, protože bychom si tu argumentovali do nekonečna a ona to jednou nějaká pokuta rozčísne. Jen doufám, že to bude pokuta vašemu SVJ a ne nějakému, které se dle vašich osobních dojmů a pojmů řídí.
Jak to děláme u nás?
Chceme také posílat pozvánky emailem a SMSkou ruzná upozornění. Proto jsme oslovili naše členy a ostatní subjekty údajů (nájemníky atp) a dali jim na výběr. Kdo chce se pozvánky email, ať dá laskavě souhlas, dle kterého můžeme jeho email zpracovat a pak je na něj dostane. Kdo nechce, abychom jeho email zpracovávali, dostane vše poštou, jelikož jeho poštovní adresu můžeme zpracovat dle opráněného zájmu 6/1/f GDPR a souhlas nepotřebujeme. Nestálo nás to ani o píď práce navíc, ale narozdíl od vás, nemusíme čekat na judikaturu a pak přiznávat chybu.
Ale ať si každý správce údajů (SVJ) vybere, kudy se vydá.
Viktorrre,
souhlasím pouze s Vaší poslední větou.
Obecně nerozumím tomu, že posílání materiálů poštou je podle čl. 6/1/f a posílání e-mailem je podle čl. 6/1/a. To se mi zdá nelogické. Jde přece o tu samou záležitost, dostat informaci k členovi SVJ, jen způsob přenosu informace je jiný. Ve 21. století je obvyklejší e-mail než pošta, která je stále dražší. Poskytujeme podrobné materiály a jejich zbytečný tisk by pouze zvyšoval náklady SVJ. U 141 jednotek už to nějaký náklad je.
Nesouhlasím s tím, že Vás to nestálo o píď práce navíc. Musíte mít dokumentaci podle čl. 7 GDPR a té se naším postupem vyhnu.
Já jsem pouze v odkazovaném vláknu napsal jaká stanoviska právníků jsem tehdy měl k dispozici. Nyní jich mám víc z různých přednášek, všechny stejné a to včetně pracovnice ÚOOÚ. Pro vyváženost příspěvku jsem k původnímu příspěvku připojil i názor z jedné reklamní tiskoviny, který byl opačný.
Hezký den!
Pavel
Pavle,
rád vám popíši, kam vedly úvahy v našem domě a konzultaci jsme prováděli přímo na UOOU. Dle infomrací, který mi minulé pondělí sdělilo UOOU, bude v otázce zpracování emailu a telefonu pod nezbytný oprávněný zájem dle 6/1/f vydávat upřesující stanovisko, ale až po tom, co bude parlamentem schválen aplikační zákon.
A nyní k tomu, kám nás naše názory a konzultace s UOOU vedly:
jméno a přijmení a adresa tr. pobytu jsou osobní údaje email, telefon jsou rovněž osobní údaje.
Abych mohl plnit řádně povinnosti osoby odpovědné za správu domu a pozemku, musím znát vybrané osobní údaje členů společenství a účel. Těmi údaji jsou: jméno a přijmení a adresa tr. pobytu, dejme tomu SJM. – tyto údaje jsou nezbytné – viz čl. 6/1/f Bez toho to prostě nejde. Na tomto se asi shodneme.
Chci-li to mít jednodušší, zákon mi v tom nebrání – můžu to dělat i jinak. Třeba pozvánky posílat emailem nebo zprávy telefonem. Ale na to potřebuji mít od lidí souhlas dle 6/1/a, protože zpracování těchto osobních údajů není pro SVJ nezbytné. Je to jen jednodušší. Pokud ho od lidí (subjetů údajů) nedostanu, pak musím postupovat dle toho, na co mám i bez jejich souhlasu právo. A to je adresa, jméno a přijmení.
V čem se neshodneme je, že já si nemyslím, že zákon (nařízení GDPR) je tu od toho, aby to SVJ zjednodušil. Celé GDPR tu je proto, aby se uchránily osobní údaje lidí. A tímto postupem dle mě naplňuji jeho účel a podstatu. Vašim postupem podle mě ne. Je mi vcelku jedno, který z právníků co tvrdí. Já čerpám z toho co si umím přečíst a z toho co odkonzutuji na UOOU. A pokud je to ve shodě s Peškem nebo Járou Cimrmanem, je to jen dobře.
Ale uvidíme, kam se to vyvine.
Viktorrr
Osobou odpovědnou za správu domu je společenství vlastníků. Firma vám zajišťuje některé činnosti správy domu a pozemku.
Jednotliví členové svj souhlas se zpracováním osobních údajů nikomu nedávají, svj zpracovává osobní údaje ze zákona. Za osobní údaje a jejich ochranu odpovídá svj. S firmou, které svěřilo správu domu musí mít uzavřenou dohodu o ochraně os. údajů. Kdo jsou v svj nájemníci, nájemníci koho?
SVJ nemá žádnou výjimku.
SVJ musí jako každý správce vést účely a pak jednlotlivé typy osobních údajů. K účelu č. 1 může použít jméno, příjmení, datum narození. K účelu č. 2 může použít jen jméno a přijmení K účelu č. 3 nemůže automaticky, jak vy říkáte ze zákona, použít ale lautr vůbec nic a musí na to mít souhlas od každého člena a najemníka zvlášt.
Ve zkratce: abyste kontroloval insovelnce a exekuce a dejme tomu i ty nové dražby, nemusíte mít souhlas subjektu údajů, takže vlastníků. Právníci se přou, jestli spadá k tomuto účelu i osobní údaj – datum narození. Klusáci tvrdí, že ano, že si argumentaci před OUUO ustojí, advokát Novotný, že datum narození použít nemůžete.
Abyste posílal informační leták na emaily členů, jak jste v domě skvělí, na to musíte mít souhlas pevný jako skála. Dohromady. Máte účely a máte osobní údaje. Neplatí, že jdou všechny údaje napasovat všechny účely.
How
Tak Blábole, cituj paragraf, který nařizuje zpracovávat osobní údaje nájemníků vlastníků bytů? Sem s ním. SVJ samozřejmě musí vést a zpracovávat osobní údaje, ovšem vlastníků,to mu nařizuje zákon. Ne nájemníků. Tak neplkej nesmysly.
Není žádný generální pardon, který nám umožňuje zpracovávat všechny osobní údaje členů společenství, které mám (jméno, přijmení, email, datum narození, telefon, email – pro všechny typy účelů, které si umím představit. To je blbost jak bolavá noha. Osobní údaje a jejich typy musí mít vždy přiřazeny typy účely pro které je mohu zpracovávat. A zpracovávat je můžu z titulu oprávněného zájmu a nebo z titulu souhlasu se zpracováním. A tyto tituly nelze zaměňovat a nelze je ani vzájemně nahradit. (Ale tohle asi nepochopíte, neměl jsem to sem vůbec psát)
Ale pokud chci jako výbor poslat do email schránek vlastníků, že za týden jen dobrovolný úklid listí před domem (větší blbost mě nenapadla) a nebo pokud jim chci poslal, že v naší ulici bude tento týden svoz kovovévo srotu, nebo jim chci zavolat, že příští týden bude v kočárkárně bleší trh, tak na tento typ účelů není pokryt tím oprávněným zájem a abych mohl i ty emaily použít, potřebuji výslovný souhlas vlastníků a nájemníků a navštěvníků a kamarádů navštěvníků a dokonce i sestry kamaráda navštěvníka, jednoduše všech co jim to budu posílat.
Jinak, když jim to do toho emailu pošlu, nebo jim takovou kravinu dokonce zavolám na mobil, porušuji GDPR, konkréně článek 6, obecného nařízení o ochraně osobních ůdajů.
Nájemníci, kteří jsou v bytech majitelů. Firma zpracovávající údaje svj zpracovává i jejich jména adresu apod.
My posíláme i nájemníkům na mail oznámení a informace ohledně domu, které se jich týkají, jako je revize, odečty vody, opravy v domě, apod. Vyúčtování jen vlastníkům. Máme i telefony, které jsou důležité, když praskne voda nebo odpady. Vlastníci ani nemají klíče od bytu a někteří bydlí mimo město.
A k čemu potřebuje zpracovávat údaje nájemníků? Služby se přece vyúčtují vlastníkovi bytu. Tak k čemu údaje nájemníků?
§ 1177
(2) Vlastník jednotky oznámí bez zbytečného odkladu osobě odpovědné za správu domu změny v počtu osob, které mají v bytě domácnost a bydlí v něm po dobu, která činí v souhrnu nejméně tři měsíce v jednom kalendářním roce. To platí i tehdy, přenechal-li vlastník jednotky byt k užívání jiné osobě; v takovém případě oznámí i jméno a adresu této osoby.
Poslední komentáře